档案编号有什么用5篇档案编号有什么用 企业档案的分类、编号及入库管理中国人民大学 宫晓东E-mail:zuishig@vip.sina.com包神铁路公司档案培训专用 目录下面是小编为大家整理的档案编号有什么用5篇,供大家参考。
篇一：档案编号有什么用
档案的分类、编号及入库管理 中国人民大学宫晓东 E-mail : zuishig@vip.sina.com 包神铁路公司档案培训专用
目录 • 档案分类的原理与方法 • 档案编号 • 档案库房排架与管理
档案分类的原理与方法 一、基本概念 1、档案分类
是指根据归档文件的内容性质、形成规律及相互联系遵循统一的原则和要求采用科学、适用的方法对归档文件进行分门别类从而使库藏的全部档案文件成为一个条理化的具有一定从属关系和平行关系的库藏系统。
2、类目体系
类目是档案分类的构成要素分为类列和类系两个要素。类列是指在不同分类层次上具有平行关系的类与类之间所构成的体系其逻辑规则是不能互相交叉类系是指某一大类从总到分所构成的具有包含和被包含关系的类的系统其逻辑规则是上位类包含下位类下位类被上位类所包含。
企业档案分类方案(示意图)
一类
二类
三类
四类
五类 A
B
C
D
1
2
3
4 类列 类系
3、分类原则 • 遵循文件的来源特征 • 保证类目体系的严整性 • 保证类目体系的可包容性 • 维护类目体系的相对稳定性。
4、分类标识类号
类号是类目的标识符号用以表示类目在分类体系中的位置和排列顺序。本公司档案分类按照代码制进行类号标识。
“01.1.1”
• 二、分类方法
• 1、档案分类工作的程序
设计分类方案 划分全宗 划分大类 划分属类小类 给定编号
2、常用分类方法 职能分类 时间分类 作者分类 专题分类 项目分类 型号分类 区域分类 专业分类 外形或文种分类
职能分类方法适用于一级类目的区分;
其他分类方法则适用于二级以下类目的划分.
3、全宗的划分机构代码 • 管理类档案的分类方案采用全宗号+阿拉伯数字进行标识全宗代码目前只设定01为包神公司02为新准公司。
• 工程建设类档案的分类方案采用全宗代码+阿拉伯数字和字母进行标识。全宗代码同上。全宗以下一级类目之后附上工程项目的字母代码如包神线为BS,包神二线为BS2塔韩线为TH新准线为XZ表示
4、一级类目的划分
包神铁路有限责任公司的档案按照公司活动性质划分为8个大类即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、工程建设类、设备仪器类、财务档案类、人事档案类。
5、二级以下类目的划分
各大类或按照工作内容分工、或按照管理对象特点或按照文件类型或按照所属专业的有关标准或按照文件往来规律进行二级以下类目的划分。适当进行三级类目的划分。各类技术、业务、科技对象等档案的具体分类在下属单位根据实际情况细化 详见分类方案
档案编号
一、分类标识分类号方法 1、管理类档案的分类采用全宗号+阿拉伯数字进行标识全宗代码目前只设定01为包神公司02为新准公司。一级类目使用00-99标识二级类目使用000-999标识、三级类目使用0000-9999标识依此类推。没有标注出来的数码标识为空号留作今后类目扩展使用。各级类目标识之间用“.”隔开。
2、工程建设类档案的分类方案采用全宗代码+阿拉伯数字和字母进行标识。全宗代码同上。全宗以下一级类目使用00-99标识一级类目之后附上工程项目的字母代码如包神线为BS,包神二线为BS2塔韩线为TH新准线为XZ表示项目代码后接二级类目二级类目使用000-999标识、三级类目使用0000-99999标识考虑到部分档案三级类层次较多故增加一位数。没有标注出来的数码标识为空号留作今后类目扩展使用。各级类目标识之间用“.”隔开。
3、保管期限、特殊载体代码对照表 编码 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 载体类型 纸质 电子 电子/纸质 录音 录像 光盘 磁带 硬盘 胶片 实物 其他 编码 保管期限 00 永久 30 30年 10 10年 03 3年 05 5年 15 15年 25 25年
二、档号编制方法 • 档号以“件”为单元进行标识的档号编制的规则为六段号码制即 •
XXXX-XXXX-X.X.X-XX-XX-XXXX机构代码年度分类号代码保管期限代码载体类型代码件号
• 各号段之间以“-”隔开。
• 第一段为全宗代码和项目代码参照全宗和项目代码规定。
• 第二段为年度使用四位归档年度标识如“2012”。
• 第三段为档案分类号使用代码分类标识。
• 第四段为保管期限代号使用两位数字标识。
• 第五段为载体类型代号采用两位数字标识。
• 第六段为件号一般采用4位流水顺序号标识不满4位前面补零。
• 如01-2008-02.1.3-30-03-0001
• 表示包神铁路公司行政管理类档案一级类下的行政事务类档案二级类下的会议文件三级类下的2008年保管期限为30年的归档文件电子\纸质类型中的第一件档案。
• 件号生成规则按同一机构同一年度同一类别同一保管期限下件号从0001开始生成。
• 件号排序规则按年度、分类名称、保管期限、成文日期排序。
• 以件号标识的归档文件需要装入档案盒档案盒应编制顺序号。盒号编制规则是
档案类别-年度-保管期限-盒顺序号
• 档号以“卷”为单元进行标识的档号编制的规则为六段号码制即
• 档号=全宗项目代码+年度+分类号+保管期限代号+载体类型代码+案卷号
XXXX-XXXX-X.X.X-XX-XX-XXXX机构代码年度分类号代码保管期限代码载体类型代码案卷号
• 各号段之间以“-”隔开。
• 第一段为机构代码参照集团各单位机构代码表。
• 第二段为年度使用四位归档年度标识。
• 第三段为档案分类号使用代码分类标识。
• 第四段为保管期限代号使用两位数字标识参照附件3。
• 第五段为载体类型代号采用两位数字标识参照附件2。
• 第六段为案卷号一般采用3位流水顺序号标识不满3位前面补零。
• 如01-2012-05TH.6.6-00-01-001
• 表示包神铁路公司塔韩线工程项目工程建设一级类下的技术竣工二级类下的桥涵专业三级类下的2012年保管期限为永久的立卷归档文件纸质类型中的第一卷档案。
• 案卷号生成规则按同一机构同一年度同一类别同一保管期限下案卷号号从001开始生成。
• 案卷号排序规则按年度、分类名称、保管期限、立卷归档日期排序。
• 卷内标注可以增加卷内文件顺序号以明确卷内文件的排序卷内文件顺序号排序规则按成文日期进行排序。
档案库房排架与管理 • 一、档案的排架 一一般档案排架方法
收集入库的文档资料,应该按照一定的排列规律统一进行排架.具体方法有以下几种:
• 1.大流水排架.即按照入库的时间先后顺序依次排架,先来先放,后来后放.优点是简单易行,避免了空架,倒架的麻烦.缺点是检索时只能按照时间线索进行查找,不便于精确查找。
• 2.分类排架.即严格按照文档的分类体系进行排架,优点是可以将同一类乃至同一个项目的文件排架到一起,在排列上能够体现出文件的相互关系,便于精确查找.缺点是需要留出部分空余的装具,或到一定程度后进行倒架. • 3.分类流水排架.结合上述两种排架的优点,先将入库的文档资料划分出大类,然后再在每类中按照时间顺序排架.
二本公司档案排架方法
1、纸质档案的排架及标识纸质档案实行分类流水排架法。分类流水排架法是指在库房内按照企业档案的一级类目划分档案柜架在每个一级类目的档案柜架中按照文件归档的时间顺序排列档案。档案库房排架编号采用“X-YYYY”形式“X”表示一级类目档案编号“YYYY”表示档案所属的年度如“1-2010”表示管理类档案一级类目下的2010年度的档案。
2、档案库位号编制档案库位号明确到每件档案的库房存放位置是档案检索工具的一种。库位号编号采用“X组-(A或B)面-X列-X排-X盒-X件”形式如“3组-A面-3列-4排-5盒-23件”表示该档案的库房存放位置在3号组密集架的A面第3列第4排第五盒中的第23件。
3、非纸质载体档案的排架及标识非纸质载体档案应根据档案的载体类型分专柜按照时间顺序排列。将声像档案存放在专门的防磁柜或光盘柜中实物档案展放在会议室中档案室仅留存其目录。
二、库房管理
1 档案库房是档案资料保护和贮存的重要基地非档案工作人员不得入内如工作需要必须进入时需经主管领导批准。
2 档案库房门窗要牢固及时关闭上锁钥匙要专橱保管不准随身携带管理人员做到人走加锁、关窗妥善保管库房钥匙确保库房安全。
• 3 档案进出库房要进行严格的登记登记内容包括档案接收入库、档案调出、调阅、归还等情况。
• 4 对新接收入库的档案要严格检查对有虫蛀、发霉及其它问题的档案应作处理后方可入库。
• 5 档案工作人员要熟悉库藏情况对库藏档案和资料的保管情况每半年进行一次检查核对做到帐物相符对已破损和字迹褪色的档案要及时修复和复制发现重大问题及时向主管领导汇报并采取措施予以处理。
• 6 库房内安置温湿度计每周定时测记。库房的温度应控制在14-24℃之间相对湿度应控制在45-60之间。管理人员要有库房温湿度记录掌握温湿度变化情况并进行分析制定管理计划。
• 7 库房内禁止吸烟、生火、喝茶倒水严禁将易燃、易爆物品和有害物品带入禁止在光源、电器下堆放档案资料。
• 8 定期检查库房内电源线路、暖气设备及安全设施及时排除各种不利于档案安全管理的隐患。
• 9 档案库房应尽量避免自然光源有外窗的采用窗帘或窗板等遮阳措施。
• 10 档案库房应设有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温等有效的防护措施保证档案安全。
• 11 档案室全体工作人员必须会用现有灭火器灭火器材的放置位置要固定不得随意改动并经常检查完好情况。
• 12 每天下班前应关闭库房门窗切断水、电源进行一次全面安全防火检查确保档案安全。
节假日前应对库房档案现状、安全卫生等情况进行清查并填写清查单节假日后根据具体情况一一核对发现问题及时上报。
• 13 定期打扫库房卫生保持库内及周围环境卫生不得堆放与档案无关的物品。
目前项目部资料管理的情况及注意事项
篇二：档案编号有什么用
iddot;口二 作研 究·飞 圣, ,安l试制一撑:案~的 分 辑 典 撑 髓⋯的犷榻尸 卜口 ! 习:革 英_ 丫管 月兰卜一5 0 一7 0 年代,我 国 在 档 案 分 类 研 究 中,重 档 案分 类,疏 于 档号 编制,对 档号 编 制 的研 究 很 少 涉 及,真 正 比 较 重 视 档号编制 研 究,还是 8 0 年 代 以 来 的 事情。由 于 对档 号 编 制 的 研 究 起 步较晚.积 累 的 经验材料 也 不多,研 究 不深 入,以 致 目 前 在档 号 编 制 实 践 中还 存 在不 少 问 题。从 理论 上和实 践 上解 决 档号编 制的 问 题,对 于 档 案的管 理、检索 和 利用,都是 有积极意义 的。当 前 在档 号 编 制 上 存 在 的 主 要 问 题 有 以 下 几 个方 面:一、先 编档 号,后 分类档 案 的分 类 与 档 号 的编 制,是 同 一工作 的 两 个方 面。档案馆、档 案 室 在 对档 案的形成 规律 及 其特 点进 行 充 分 研 究,拟定 了 分类方 案 之 后,就 必须确定档号编 制 的 原 则 和 方 法,并在 档 案 分类 之 后 随 即 填 写档 号,以 巩 固 分 类 成果,便 于 档 案 的管 理、检 索 和利用。但是,在 档 案 工 作 实 践 中,先 编 档 号、后 对档 案 进行 分 类 的 现象 还 不 少。其表 现主 要 有 两 种:第 一,先 编 全 宗 号,然后 再把 有 密 切 联系 的 各 个全 宗 的 档 案组 成 全 宗 群,排放 在 同 一个 或 相邻 的 库房 或 柜 架 里。例 如,先编1号( 中共 x x县 委)、2号( XX县 人 民 政府 夕、3号( xx县 总 工 会)、4 号 ( X X县 工 业 局)、5号( x x县农 牧 局 )、6号 (x x县 团委 )、7 号 ( x 只 县 商业 局 )、8 号 ( x 只县 妇 联),然 后再 分别 把z号、3号、6号、s号 和2 号、4 号、5 号、7号 全 宗分 别 组 成两 个 全 宗群。这样 先 编 全 宗号、 后 划分 全宗群 的做 法,不 仅使 同 一 全 宗群 的全 宗号互 不衔 接,不 同 全 宗 群 的全 宗号 相 互交错,而 且 从 全宗 号上 全然 反 映不出 全 宗 与 全 宗群 之 间的 联 系。根据立档 单 位 的性 质或职 能,将性 质或 职 能相近 的 立 档 单位 形成的 档 案 全宗 组 成一个 系 统,形成 一个全 宗 群,是 对 馆( 室 ) 藏档 案 进 行分 类 的 一种 方 法,全 宗 号 的编 制原 则和 方 法,应 当在 全 宗 群 划 分 方 案确 定之后才能确定,并先给 每 个全 宗 群 编制 一 个 代号,然后在全 宗群 内给 每 个 全宗 编顺序 号,才能准 确地反 映 全宗 群 与 全 宗群,全 宗群 与全宗、 全 宗 与全宗之 间的 关系.便 于 档 案 的 管理 和 开发利用。《 档 案著 录规 则 》 规定,档 号 由全 宗号、目 录 号、案卷 号 和页 ( 件 ) 号组 成,《 文 书 档 案案卷格 式 》规 定“案卷 封 面档 号 由 全 宗号、目 录号、案 卷 号 组 成”,在按 上述 方 法编 制 档号 时,如果给每个全 宗 群 编 一个独 立 的 代 号,档号就与 《 档 案著 录 规 划 》 规 定的 档号由 四 个 部 分 组成 和 《 文 书 档 案案 卷 格式 》 规定的案卷 封 面 档号 由 三 个 部分 组 成不符,解 决的办 法 是 不 给全 宗 群 以 独 立 的 代 号。江苏 省吴 县档 案馆 全宗 群 号、全宗 号 的编制 方 法是 由 四 位数 组成,前 两 位数 代 表 全 宗 群,后 两 位数代 表 全 宗,如“0 0 0 1” 号 的前 两个“ 。
” 是党群全 宗 群的编号 ,后面的“0 1” 是 中共 昊县 县委档 案全宗的编 号。这种 编 号方 法,既 反 映 了 全 宗群与 全 宗 之 间的 关 系,又 遵 循 了国 家 技 术监 督部 门 关 于 档号 编 制 标 准 的 规 定.可资借 鉴。第 二,先 编案卷 号,后划 分 类 目。同 一 全宗 的 档案,或 者 全宗 内某 一 类 目 的档案,一 律按 自 然 数 列 连续编案 卷号 ( 大 流 水 编号),是 目 前 不 少档 案 部 门的共 同做法。为了 使 卷 脊 容 易打 号 和 案 卷 目 录 不至因太 厚 而 不 便 干 使 用.案 卷号 编 到 一 定 数 目 ( 如规 定 不超过 三 位 数,极数 为 9 99 等 ) 后,就 重新开 始,按 同 一方 法 继 续编 案卷号。这 样,类 目 的 设 置就 不 是 按 照 档案 的形 成 规律 和 特点 分类 的产 物,而 是 案 卷 编 号 导致 的 结 果。采取此 种 编 号 方 法,同 类 型 档 案 的类 目 号互 不 相 干,不 同类 型 档 案的 类 目 号相 互 交错,反映 不出 各类 目 之 间的关 系,也 不 便 于 档案 的 管 理 和 开发利用。例 如,全 宗 内的 档 案 先按 文书、 科技 、 会 计分为3类.然后 把 文 书 档 案 分 为 永 久、长 期、短 期3类,科技 档 案 分 为 基 本 建 设、设 备2 类,会 计 档案 分 为 会 计凭证、会 计 帐 薄、 会计 报 表3类,各 类 目 号分 别 编 为一1 7一
1 号 ( 文 书档 案永 久 )、2 号 ( 文书 档 案长 期 )、3 号 ( 文书 档 案 短 期 )、4 号( 基 本 建 设 档 案)、5 号 ( 设 备档案 )、6 号 ( 会 计凭 证 )、7 号 ( 会 计帐 簿 ) 和 8 号 ( 会 计报 表 ),待 各 类 档案的 案卷 增 加 到 特 定 数量 后,又 分设 类 目,并 依 次编号 为9号 ( 文 书档 案 永 久 )、1 0 号( 会 计凭证 )、1 1号 ( 文 书档案 长 期)、1 2 号 ( 文 书 档 案永 久 》· ·⋯。全 宗内档案先编 案 卷 号,然后 以 案 卷 数量 的 多 少 决 定 是 否增 设 类 目,采取 这 种编 制 档 号 的方 法所造 成的 不 便 档 案 的 保 管 和 开 发 利 用 的后果,比 先编 全 宗 号、后划 分全 宗 群 尤 甚,切 不可 采 用。二、不 完 整,不 配 套.反映 不 出档 案 的 分 类 体 系在 保 管若干全 宗 的 档 案 馆 里,档 案须 由 全宗 号、目 录号、案卷 号、卷 内 文 件 页 ( 件 ) 号 组成;在 只 保 管一 个全宗 的 档 案 室 里,档号 须 由 目 录 号、案 卷 号、卷内 文 件页 ( 件 ) 号 或 分类号、项 目 代号、案 卷号、卷 内文 件 页 ( 件 ) 号组 成,缺 少 其中任 何 一 个号,档号都不完整。若 不 遵 守 档 号 必须完 整 的 规 则,如 只 编案 卷号和 卷 内文 件页 ( 件 ) 号,在馆 ( 室) 藏 档 案 有 多 个 全宗、全 宗 内 档 案 分 为 若 干个 类 目 的 情 况下,档号 不 仅 不能 成 为 有 效 地管理档 案 的 工 具,而 且 必然 造 成 档 案检索 工 具 因 档 号 不完整,而使 其检索 性 能 失 灵。然而,档 号 不 完 整 的 现象在 现 实 的 档 案 管 理 工 作 中 却相 当 严 重,不 少 档案馆 ( 室 ) 有 相 当 数 量的档 案 案卷封面 只 编 案 卷 号,或 者 只 编全 宗号 和 案卷 号,不编 目录 号。有 个 市 级档 案 室,有数 十 个 全 宗,因 对 如 何 划分 全宗 举棋 不 定,案 卷封 面均 未 编 全 宗号.所 有 档 案虽 然都编 制 了 文 件 级 卡 片 目 录,却 不 敢对 卡 片进 行科 学的 分类,因 而不 能 使其 发挥应 有 的 作 用。档 号 不完 整,必 然 造 成档 号不配套。这是 因 为,全 宗号、目 录 号、案 卷 号、 卷 内文件 页( 件 ) 号 四 者,是层 层 相 属的 关 系,档 号 残 缺 不全,就割裂 了 它 们 之 间的 这 种 关 系,就 不“成 龙 配 套”,准 确 地反 映各 部分 档案 在分类体 系中 的 位置。造 成档号 不 配套 的另 外 一个 原 因,是档 号编 制方 法 不 科 学.这种情 况.当 前 主要 反 映在 类 目 的编 号上。在全宗 内的 档 案 划 分 为若干 类 目 的 情 况 下,有 两 种 类 目 编号方 法 造 成 了 档 号的不 配套:第一,只 编 一 级 类 目 号,不 编 二 级 及 其 以 下 类 目号。X县 人 民 银行 档 案 室 将全 部档 案分 为文书 档 案、科技 档 案 和 会 计档 案3 个 一 级 类 目,文 书 档 案 分 为永 久、长 期、短 期3 个 二 级类 目,科技 档案 分 为 基 本一1 8一建 设、设备2 个 二级类 目,会 计 档 案 分 为 会 计凭 证、会 计 帐簿、会 计 报表3 个二 级类 目,却 只 给3 个 一级类 目 分别为1、2、3 号,8 个二 级 类 目 均 未 编号,而 案卷 却是 按二 级 类 目 分 别 排 列 编 号 的,同 一 级 类 目 号与 案卷 号 之 间 有 一 档号 断 层,使1号 ( 文 书档 案 ) 和3 号 ( 会计 档 案 ) 目 录内 分别 有 3 组重 复 的 案 卷 号,2号 ( 科技档 案 ) 目 录有2 组重复的案卷 号。第 二,只 编 末级类 目 号,不 编 上 属 类 目 号。此种编制 目 录号 的 方 法及 其弊 端,前 述 先编档 号 后 分 类中 的“第 二” 中 已 经述及, 此处 不 再赘述。三、 档号 虽 完 整,但 不能 反 映类 目之 间 的 关 系编 制档号,必 须反 映 类 目之 间的 关 系,这 是 编制档 号 的 一条 重要原 则。当 前,不 符 合此原 则 的 编 制 方法有两种:第 一,档 号 不完 整、不配 套,某 一个 或某几 个 层次的 类 目 不编号,档号有断 层。上 述 在 同 一 全宗 内 只编一级类 目 号 和 只 编末 级 类 目 号,均 属 此。第二,各层 次、各 类 目 各 自编 号,但 互 不 相 干.例如:1文书档 案1永 久2长 期3短 期2科技 档 案1基 本 建 设档 案2设备 档 案3会 计档 案1会 计 凭证2会 计 帐 簿3会 计报表虽然 各 个 层 次 的 每 个 类 目 都编 了 号,但 因 编 号 人 无反 映类 目 之 间的 关 系 的 意 识.如 此 编 制 的 类 目 号,一旦 脱离 了 分类 表 ( 或 方 案 ),单 从类 目 编 号 上 就 反 映不 出 类 目 之 间 的 关 系,在档 案的 管 理 和 开 发 利 用 中就不 能 有 效 地发 挥 作用。例 如, 案 卷 封 面 和卷 脊 上 的目 录 号 只 有 一 栏,若 只 填 一 级 类 目 的1、2、3 号,1号和3 号 就 分别 有 3 组 重 复 的案 卷 号,2号就 有2组重复 的案卷 号:若 只 填二 级类 目 号,同 一 全 宗 内 就有3 个 1 号 类 目和 2 个 2号 类 目,会给 档 案 管 理 和开发带来许多 麻烦。
要反映 类目 之间的 关 系,正 确 的编号 方 法 应 当 是:
1文书 档 案1.1永 久1.2长期1.3短期2科 技档 案. 2 1基本 建设 档 案. 2 2设备 档 案3会计 档 案. 3 1会计 凭证. 3 2会 计 帐 簿. 3 3会计 报 表一些 档 案 机 构 在 因 立档 单 位 的基 本 职能发生重大 变 化需 要 采取新 的 分 类 方 案,或者 因 执 行上 级 颁发的标准 必 须采 用 新 的 分 类 方 案 时,由 于 不 熟 悉 档号 的编 制 规 则,也采用 了 不 能 反 映 类 目 之 间 的 关 系的编 号方 法.例 如, 某厂 档 案 室 原 有全部档 案 分 为文书 档案、科 技 档 案、 会 计档案、声 像档 案4个 一 级 类目,分 别 编 为1、2、3、4号,因 执 行 企 业 档 案 分 类 标准,1 9 9 3年 以 后 的 档 案 分 为 党 群 工作、 行政 管理 、生产 技术管 理、生 产经 营、 基本 建设、产 品、设 备、 科学研 究、会 计、人 事等 1 0个一级 类 目,给 这 1 0 个 类 目分 别 编制了1、2、3、. 4· ·⋯ 1 0号。这 样,便 有4个重 复的 类 目 号,单从类 目 号 上 也 反映 不出 某个 类 目 号 是哪 个阶段 的。要 把 两 次分类 的 类 目 号 区 别 开来,从 类目 号 上准确 地 反映 各 类 目 在 分 类 体 系 中 的 位 置,其实 并 不 难,只 要 在 第 二 次分类 的一 级 类 目 号前 加 上标 识 号就够 了。例如,将 上述 执行 新 分 类标 准后 的各一 级 类 目 顺 序 号前 加 一 个“o ”,将 它 们变 为 0 1、0 2、。
3、0 . 4· ·⋯ 0 1。,就 不 会 与 执 行新标 准 前 的 类 目 号重复 了。四、编号 不 科学,无类 目 添加 的 灵 活 性有 无 类 目 添 加 的灵 活 性,首先 是 由 分 类 方 案 科学 与 否 决 定 的.但是,在 科 学 的 分 类方 案 已 经确定 的情 况 下,类 目 编号 不 科 学.也 会 影 响 类 目 添 加 的 灵 活性。当 前,影 响 类 目 添 加 的 灵 活 性 编号 方法 有 两种:第 一,同级 类 目 按 自 然 数 列 连 续 编 号.例 如,一个全 宗的 档 案 分 为 文书 档 案、科技档 案、会 计 档 案3个 一级类 目,文 书 档 案 又 分 为 永 久、长 期、短期3 个二 级类 目,科 技 档 案 又 分 为 基本 建 设、设备2 个二 级类 目,会计 档 案 又 分 为会计 凭证、会 计 帐簿、会计报表、将 上 述8个二 级类 目 分 别 编 为1、2、. 3· ·⋯ 8 号,其 间 不 留 空 号 的 编号 方 法,就 是 同 级类 目 按 自然 数列 连续编号 法。
此 种编号 方 法,未 给 添 加 类 目 留 一点余 地.第二,同 级类 目 按 自然 数 列 连 续编 号,各 类 目 之间 预 留空 号。
这 种 编号方 法有类 目 添 加 的 余地,但 无添 加 类 目 的 灵 活 性。
这是因 为,预 留 空 号 的 前 提 是对日 后 各 类 档 案形成数 量的准确 预 测.由 于 社 会 类 活动 的 复杂 多 变,要真 正 做 到准确预 测 是难 上 加 难 的,这就 会 产 生预 留 号 不 是 多了、 就 是 少 了的问题,致 使有的 类 目 预 留空 号 不 足用.有 的 类 目 预 留 空 号 又 有余的 问 题。问 题还 不 只 此。这 同 前 一种编 号 方 法 一样,都不 能 反 映 类 目 之 间的 关 系。五、 对档号编制 的 概 念 不 十 分明 确,在档 号 中插人 形 成 档 案 的 年 号档 号 是根 据档 案 分 类 所 设 类 目 及 其 体 系 编 制的,不 是 档 案 原件 上 原有 的。形 成档 案 的 年 号 是 档 案原 件 上 原 有 的,不 存 在 编 年号 的 问 题。
类目 号中是 否可 以 插入 年 号,要视具 体情况 而 定。凡 档 案 的 某 个 层次是按年 度 分 类 的,用年 号代 替 这 一 层 次 的 档 号 编制时, 应将年号放 入 类 目 编号 的适 当 位置; 反 之,则不 能 将年号作档号并插 人 类 目 号 中。当 前 存 在 的 问题 还 是 后 者,档 案本 来未按年 度 分 类,却 把 年号 作 类目 号 用。如:X 沐·X X·X X X X- -一 X X案卷 号案 形 成 年 号项 目 代 号分 类 号六、案卷 目录 号 与类目 编 号 各 搞 一 套案卷 目 录号 与类 目 编 号 的 关 系,及 案 卷 目 录号与 类 目 编 号 不 一 致 的成 因 与弊端,林 清 澄 同志 在 《 目录 号 应与类 目 标识号 一 致 》 一 文 ( 载 《 档 案 》 1 9 9 3 年第3 期 ) 中 已 作 详 述,此 处 不 再 重 复。档 案 分 类 与 档号编 制 是 密切联 系、 不可分 割的,档 案的 分 类 是 编制档 号 的 前 提 和 基 础,档 号 的 编 制必 须 正 确 反 映 档 案 分 类 原 则、 体 系,揭 示 类 目 之 间的关 系,巩 固 分 类 的 成 果。只 有 从档 案科 学 分 类 的 实 际出 发,科 学 地 编制 和理顺 档 号,才 能 为 档 案 的 管 理、检 索、利用 创造 良 好 的 条 件.( 作 者 单 位:忻 州 地 区 人民 医 院 大 同市 城 区 档案 局 ) 本 栏 责 编:巨 屏l 9
篇三：档案编号有什么用
2020年 第01期兰台内外档案文化 价值传承干部人事档案日常管理主要包括档案建立、接收、保管、转递、信息化、统计和保密，档案材料的收集、鉴别、整理和归档等。档案号编制是众多管理环节的重要基础环节，是档案管理科学化、规范化的重要基础。随着人事档案管理现代化不断提高，人事档案号的编制方法亦在实践中不断与时俱进地适应时代变化，与之相适应，更好地服务于人事档案管理工作。人事档案号的编号方法在实际工作中经历了磨炼，二到三种方法在不同归档材料中交错使用，日积月累的积累了一些经验，探讨一套适合本单位人事档案号的编号方法。一、人事档号编号方法实践初期90年代中期，计算机还不普及，工作人员的计算机操作水平不高或不懂操作，人事档案号的编号工作都是手工编号和查找，每新建立一卷干部职工档案，就在档案号登记本编一个流水号，作为这名干部职工在单位的唯一人事档案号码。干部职工在单位成长过程中形成的历史记录材料，如履历类材料、考核鉴定类材料、学历学位、专业技术职务（职称）、党、团类材料、工资、任免、出国和会议代表类材料等。在以上每一份材料收集回来归档时，编上一个号码，每一份材料就能对号入座放进干部职工的档案里。这是档案流水编号法，此种方法可以使档案在档案架或柜排放的稳定，不用经常挪动位置，减少档案损坏、错放。但随着单位干部职工人员增多，超过一百人以上，流水编号方法检索慢、工作量大的缺点就暴露出来。二、人事档号编号方法实践中期进入90年代后期，档案工作人员计算机操作水平的提高，以及一些人事管理软件的开发利用。流水号编号从纸质手工的编号到用办公软件记录，档案材料归档时用计算机检索能快速查找，提高工作效率，节省时间，多份档案材料收集集中归档，减少档案归档次数。当由肇庆市计划生育局申报立项，委托珠海玛克科技有限公司开发的计划生育信息管理系统，在肇庆市市直机关事业单位从2008年开始应用。计划生育信息管理系统录入每个干部职工的个人基本信息、配偶情况、子女情况等。此软件在应用的过程中，发现每个干部职工的编号沿用干部职工的工号作为计生档案资料编号，减少一人多号。以利用工号作为计生档案纸质材料的编号，给计生档案材料的收集、整理、归档带来了便利，计生档案查阅时检索快捷、准确，便于利用，提高管理水平和开发利用频率。计生档案材料用工号作为编号的方法使档案工作的管理水平提高了一个新高度。档案材料的编号扩散到工资表、考核表、职称表、聘用表等用工号编号，有些材料在干部职工手中时可以自写编号，大大提高了编号的效率，减少了档案工作人员的工作量。三、人事档案号编号方法实践转折提升期单位人员类型分编制内和编制外，编制内人员的人事档案在单位妥善保管，有严格的管理制度，编制外人员以散件形式零星的摆放着，利用时难查找、费时，管理不科学。针对此情况，结合计划生育信息管理系统计生档案工号作为档案材料编号的方法，决定建立编外人员人事档案卷宗，用工号作为在单位形成人事档案卷宗的编号。工号是在单位工作人员管理中赋予每一位工作人员一个号码，工号的构成是先由三位数开始编号，001、002……流水编号法。此号码表示该工作人员在单位工作期间唯一的号码，工号具备唯一性，不论是新增人员，还是辞职、调动、退休等减员人员的号码不重复使用。辞职、调动人员办理离开手续后，工号同时废除；退休人员办理退休手续，其人事档案转入退休档案库，工号在退休档案库中继续使用，从在职人员中删除。沿用计算机中电子表格建立的编外人员的基本信息，形成了一个数据库，并以此作为检索工具。收集、人事档案整理中档案号编号方法的探讨文/刘金凤摘 要：随着人事档案管理现代化不断提高，人事档案号的编制方法亦在实践中不断与时俱进地适应时代变化，与之相适应，更好地服务于人事档案管理工作。人事档案工号编号方法为人事信息系统的初始化提供了提供基础数据，为教学、科研、管理、后勤等各项工作提供参考依据。关键词：人事档案整理；档案号；编号方法作者简介：刘金凤（1975－），女，大专，档案馆员，研究方向：档案管理。
412020年 第01期
兰台内外档案文化 价值传承整理齐全编外人员人事档案材料，编写档案袋并编号，将人事档案材料归档，编外人员人事档案库建立起来。大大提高了编外人员人事档案利用效率，提升了人事档案的整体管理水平。编内人员还在沿用原有的档案号，怎样与工号整合与过渡，原有档案号与工号的整合过程先做计划方案。第一步，整理编内人员人事档案库的卷宗，编制好每一卷人事档案目录标签，标签内有工号和原有档案号；第二步，按原有档案号顺序贴好档案标签；第二步，按工号顺序抽取档案卷宗摆放；第四步，按工号顺序上架，整理好档案库，并每个档案库编好工号序号目录标签。整合完毕过渡工号一次编号，对新进编制内人员停止原有档案号的编号，人事档案建立用该工作人员工号作为档案号。这样实现了人事管理的资源共享，实行人事档案编号采用工号，人事档案管理的查借阅、归档、转递环节工作效率、速度提高，人事档案管理科学化、信息化得到大大提高。编制内外人员人事档案的档案号用工号，劳务派遣人员的人事档案编号也可以参照工号方法。对劳务派遣人员工号进行编号方法改革，原工号用流水号单一数字编号，为与单位正式员工的工号区分，在流水号前加英文大写L,L0001、L0002……的编号方法。每一劳务派遣人员的姓名建立一个人事档案卷宗，形成的各类材料收集、分类、编号、整理和归档。这样解决了劳务派遣人员人事档案缺乏科学化、规范化管理的问题，又维护了个人隐私材料以及人事档案的保密性。工号作为用人单位和劳务派遣公司对劳务派遣人员管理的一个符号，两单位之间人事档案材料接收、转递和统计，查阅利用可以用同一号，提高工作效率。2013年12月31日，国家卫生计生委等七部门联合出台了《关于建立住院医师规范化培训制度的指导意见》，要求到2015年，各省(区、市)须全面启动住院医师规范化培训工作。医院开展住院医师规范化培训，培训人数遂年递增，此类人员的人事档案管理是一项新增管理工作，培训人员人事档案编号参照工号方法。对培训人员编制工号，以流水号编号为基础，在流水号前加英文大写G，G0001、G0002……的编号方法，每一劳务派遣人员的姓名建立一个人事档案卷宗。培训人员3至5年内在规培医院形成的各类人事档案材料通过收集整理归档，作为在医院规培期间教育培养、职称晋升聘任、考核、录用等提供依据。四、人事档案号工号编号方法综合利用人事档案号工号编号方法在人事档案管理部门的运用是颇有成效。将此方法扩展到其他部门。如在医院人事以外部门，科教部门职责管理在职人员科研、继续教育、带教等，工号一号多用，凡是在职人员的档案材料收集时，员工自报工号，可以立即编号；按工号顺序排好，可以分类移交到单位内归口科室归档保管。办公室综合档案室保管在职人员专业技术档案，专业技术档案保管了员工的专业人员年度考核表、科研材料、职称晋升材料、发表论文以及继续教育等，以工号作为档案号，在向各类材料形成部门收集时，按工号完成材料编号，节省了综合档案室工作人员编写编号的时间，缩短归档时间，提高工作效率。医院病案信息部门职责管理医院病案，医疗信息系统以工号作为每一名医生的用户帐号，方便医生记忆和行政管理监督，病案信息部门以工号实行病案质控全过程管理，避免姓名相同出现病案质控张冠李戴的现象。后勤部门在派发员工饭卡等福利时，利用工号作为记录每一位员工饭卡编号，节省独自编号时间，提高管理质量和效率。医院党办部门管理医德医风档案以工号为档案编号，每年医德考核表由员工个人填写工号，减少党办工作人员编写工号的时间。医院财务部门管理在职人员养老保险手册以工号为手册编号，方便查阅利用时查找。人事档案号工号编号方法延伸扩展应用，达到了一种号码最大限度的资源共享。五、结束语2018年11月20日起施行的《干部人事档案工作条例》第二十条要求， 组织人事部门及其干部人事档案工作机构应当按照国家相关标准和要求，加强档案信息资源的规划、建设、信息开发和管理，提升档案信息采集、处理、传输、利用能力，建立健全安全、便捷、共享、高效的干部人事档案信息化管理体系。人事档案工号编号方法为人事信息系统的初始化提供了基础数据，为教学、科研、管理、后勤等各项工作提供参考依据。参考文献：[1]陆勇敏.现代人事档案管理编号方法-档案流水编号法简介[J].浙江档案，1998[2]明文梅.创新人事档案编号方法-职工号编号法[J].兰台世界，2012[3]张秀芹.高校人事档案编号方法之探讨[J].青春岁月，2010[4]叶幼霞.福建省分布式档案网站系统的优点与不足[J].兰台世界，2011 [5]陈伟欢.几种讲解形式之利弊观[A].浙江省博物馆学会2004年学术研讨会文集[C].2004[6]李 刚，卫 国.DG-4光学透明胶粘剂——在文物保护与修复中的应用[A].文物保护与修复纪实——第八届全国考古与文物保护（化学）学术会议论文集[C].2004[7]胡小雨.关于档案网站建设问题的思考[A].档案工作应对入世挑战学术研讨会文集[C].2002（作者单位：肇庆市第二人民医院）
篇四：档案编号有什么用
1 页 共 1 页 人事档案编号说明一、目的 为了确保人事档案管理工作的有效进行，利于人事档案的识别、检索和规范化管理。
二、编号办法 人事档案编号由档案顺序号和档案形成年代号共七位数字组成，其构成形式如下：
——档案形成年代号：表示档案形成的历法年份，即用后两位阿拉伯数字表示。如：档案形成年份为 2020 年，则年代号为“20”。
——档案顺序号：表示档案形成的流水号，用五位阿拉伯数字表示。如“00001”，“00002”等。
三、其他说明：
1、从外单位调入的人事档案，该档案形成年代及顺序号以调入时间为准； 2、当人员离职或调出时，该人员人事档案的编号保留，不再重复使用； 3、2020 年及 2020 年以前形成的人事档案档案编号的年代号均为“20”； 4、为分开管理合同制员工与实习生等人员的资料，在实习生人事档案编号前另加字母“SX”，档案顺序号和档案形成年代号编号办法同上。如：某实习生的档案编号为“SX0600001”，当其于 2020 年 7月转为合同制员工后其档案编号则为“2001600”（后五位为当时档案的顺序号）。
篇五：档案编号有什么用
分类与档号编制规定一、 总则 1. 为了更好地规范公司的档案业务。提高管理水平，促进公司档案工作的整体建设，以便为公司的经营、管理、决策和各项工作更好地服务，特制定本规定。
2. 本规定制定了集团公司统一的档案分类原则、方法、类目设置及其所含基本范围，适用于集团公司以及各下属单位档案的分类整理、组织案卷、排架管理。
3. 集团公司档案分类的原则是以集团公司的全部档案为对象，依据集团公司的特点和主要职能,保持文件之间的有机联系，便于科学的管理和提供利用。
4. 根据集团公司的特点和主要职能，共设置了十二个一级类目，即董事会及股东会类、法务及审计类、行政管理类、经营管理类、销售类、产品研发生产类、基本建设类、会计档案类、员工档案类、实物档案类、电子档案类及注册证书及内部刊物类。
5. 档案的二级类目，按照集团公司的特点和主要职能进行设置。附表中设置的二级类目是档案分类的基本二级类目，各部门、各公司可结合实际需要增设或减少二级类目。
二、 集团公司档案分类类目标识、归档范围及保管期限
1. 档案类目分类号一律采用阿拉伯数字统一编号标识。其表示为：
一级类目 二级类目 三级类目 归
档
范
围 保管期限 代号代号 名 称 代号代号 名 称 代号名代号名 称 1 董事会及股东会类 1 董事会
1. 董事会会议文件 长期
2. 董事会的往来文件、信函 长期—短期 2 股东大会
1. 股东大会会议文件 永久 2 法务及审计类1 法律事务相关文件
按案例设置 1. 判决书、调解书、裁定书、仲裁决定书等 长期 2. 诉状、答辩状、代理词等 长期 3. 证据材料 长期 4. 授权委托书 长期 5. 重大法律事务的请示、报告 长期 2 审计管理 1 审计管理
1. 政府相关部门关于审计工作的指示、规定、办法、条例、通知等 长期 2. 本公司关于审计工作的制度、意见、办法、通知 长期—短期 2 审计材料 1．本公司年度财务情况审计报告 永久 2．本公司关于财经违纪的专题报告 长期—短期 3. 本公司领导任期主要经济指标审计材料 长期 4. 本公司领导离任经济责任审计报告 长期 5. 下属单位年度经营审计材料 长期
一级类目 二级类目 三级类目 归
档
范
围 保管期限 代号代号 名 称 代号代号 名 称 代号名代号名 称 3 行政管理类 1 行政事务
1. 外来文件中属本公司主管业务并要贯彻执行的决议、决定、条例、规定、指示、通知、通报、函 长期—短期
2. 公司发文（本公司颁发的规章、制度、决定、条例、规定、办法、任免等）
永久—长期 2
资产管理 1 办公设备 1. 购置、验收、调试文件 长期 2. 使用维修文件 长期 3. 旧设备处理文件 长期 2 生产设备 1. 购置、验收、调试阶段相关文件 长期 2. 使用维修阶段产生文件 长期 3. 更新改造阶段文件 长期 4. 旧设备处理文件 长期 3 科研设备 归档范围同生产设备
长期 4 其它 如：本公司有关车辆管理的材料（采购过程、产权证、保险单、维修记录等）
长期 5 固定资产 1. 关于固定资产申请调拨、报废、封存的请示、报告及批复：重要的 (设备除外 )
一般的 永久—长期 短期 2. 固定资产登记表、清单等 短期 3. 千元以上除设备以外固定资产的说明书、使用手册等配套材料 至设备报废 3 后勤管理
1. 本公司有关办公用品的登记、申请、批示、情况统计等 短期 4 经营管理类 1 经营决策
1. 企业改革，重大经营战略性决策，企业发展规划，方针目标管理等 长期
2. 公会议纪要 长期
3. 各部门工作计划 及 周报，月报 短期
一级类目 二级类目 三级类目 归
档
范
围 保管期限 代号代号 名 称 代号代号 名 称 代号名代号名 称
4 经营管理类
2 投资管理 1 投资管理 1. 公司有关投资协议、章程 长期 2. 股权变更、转让协议、中介机构的审计评估报告 长期 3. 集团公司资产管理相关文件 长期 2 项目管理 1. 项目可行性研究报告、合同、协议等 长期 2. 项目资料、介绍等 短期 3 物资管理 1 物资供应 1. 物资合同（订货、采购）、物资运输及到货台帐等。
长期—短期 2 仓库保管 1. 存货管理文件材料。
长期 2. 验收入库文件。
短期 3. 物资发放凭证。
短期 4
废旧物资回收、修理、利用方面形成的记录。
短期 5 销售类 1 产品销售
1 市场-销售-调查报告等
(按产品设置)1. 市场调查报告及调查所得材料等。
长期 2. 市场预测方面的报告、计划、分析等 长期 3. 产品销售计划及其编制依据材料 长期 4. 有关销售策略以及考核等文件材料 长期 销售合同等 1．产品销售合同、协议的履约管理台帐、统计表 长期 2．产品销售及发运记录、台帐、统计表。
短期 2 用户档案
(按用户设置)1. 用户资料(包括用户联系方式、资信、履约情况及往来重要信函等) 长期 2 经营贸易
按项目设置
1. 售货确认书或有关销售的合同、协议/货物发票、运单、装箱单、提单、保险单 长期 2. 进出口贸易的各类单证 长期
一级类目 二级类目 三级类目 归
档
范
围 保管期限 代号 名 称 代号代号 名 称 代号代号 名 称
6 会计档案类 1 凭证
1. 原始凭证、记帐凭证、汇总凭证等 15 年
其中：涉及外事和入股的会计凭证 永久 2 帐簿
1. 现金和银行存款日记帐 25 年
2. 明细帐 15 年
3. 总帐 15 年
4. 固定资产台帐（卡片）
固定资产报废 清理后保存 5 年
5. 辅助帐册、备查薄 15 年
6. 涉及外事和入股的帐册 永久 3 报表
1. 月、季度会计报表（包括文字分析）
3 年
2. 年度会计报表（包括文字分析）
永久 4 其它
1. 会计移交清单 15 年
2. 会计档案保管清册 永久
3. 会计档案销毁清单 25 年
4. 银行余额调节表 5 年
5. 银行对帐单 5 年 7 员工档案类 1 在职员工档案
参照国家有关干部档案管理规定的有关条例执行 永久 2 退休员工档案
永久 3 其它
永久 8 实物档案类 1 证书
反映本公司主要职能活动的证书、奖杯、奖状、奖章、锦旗等 国家级
永久 长期 短期 2 奖状
3 奖杯(牌)
4 其它
9
电子档案类 1 照片
反映本公司主要职能活动的照片 永久—长期 2 录音带
反映本公司主要职能活动的录音带 永久—长期 3 录像带
反映本公司主要职能活动的录像带 永久—长期
4 磁带
反映本公司主要职能活动、存有公司重要的数据信息的磁带 永久—长期 5 磁盘
反映本公司主要职能活动、存有公司重要的数据信息的磁盘 永久—长期 6 光盘
反映本公司主要职能活动、存有公司重要的数据信息的光盘 永久—长期 7 其它
永久—长期 10 注册信息及内部刊物
1．本公司、下属单位关于机构成立、合并、撤消、更改名称、启用印信、办公迁址等文件
2．公司注册证书
3．产品广告、样本、展销等宣传材料，内部刊物等
2. 档号的组成 本公司档案的档号由一级类号、二级类号、年份、点、短线、案卷流水号和斜线、卷内流水号组成。类目之间以点分隔开，必须时可以增加三级类号。
3. 编号格式和示例 1）按年度划分，卷内由若干份文件组成。适用于1-5类和7类可增设三级类目。
例如：
X • X •XXXX
— XX
/
XX
1 •
1
•
2001
— 1
/
8
卷内流水号
卷内流水号
案卷流水号
案卷流水号
年份（用四位表示）
年份（用四位表示）
二级类目
二级类目（董事会）
一级类目
一级类目（决策类）
上例表示：本公司决策类中2001年董事会第1卷内第8份。
2）按年度划分，案卷为一不可分割的整体。适用于会计档案类。
例如：
X • X • XXXX
— XX
11 • 1
•1996
— 62
案卷/实体流水号
案卷流水号
年份（用四位表示）
年份（用四位表示）
二级类目
二级类目（凭证）
一级类目
一级类目（会计档案类）
上例表示：本公司会计档案中1996年会计凭证的第62本。
3)按产品、课题、用户等划分，卷内由多分文件构成。适用于6类。
例如：
X • X
• X
—
XX
/
XX
6 •
5
• 3
•3
—
12 / 09
卷内流水号
卷内流水号
案卷流水号
案卷流水号
阶段代号（正式生产阶段）
三级类目
产品代号
二级类目
二级类目（产品）
一级类目
一级类目（产品研发生产类）
上例表示：本公司产品类中第三个产品正式生产阶段第12卷内第9份。
4)
适用于实物档案类和注册证书类
5)
电子档案类
XX • X
•
X
—
XX
X •
X —
X
/
XX
实物流水号
卷内流水号
所属类目号
案卷流水号
二级类目
二级类目
一级...
