电子档案管理有哪些具体要求4篇电子档案管理有哪些具体要求 公司电子档案管理制度 第一条目的。 为加强本公司电子文件的归档管理，有利于电子文件和电子档案的安全保管和有效开发利用，更好地为公司发展下面是小编为大家整理的电子档案管理有哪些具体要求4篇,供大家参考。
篇一：电子档案管理有哪些具体要求
电子档案管理制度第一条 目的。
为加强本公司电子文件的归档管理，有利于电子文件和电子档案的安全保管和有效开发利用，更好地为公司发展和实施资源共享服务，根据《中华人民共和国档案法》等有关规定，结合本公司实际，特制定本制度。
第二条 建立与健全电子文件的管理体制和工作职责。
（1）电子文件作为一种独立的档案门类和载体，应加强管理。本公司的电子文件归档由档案部门负责。
（2）电子文件应妥善保管，确保文件不丢失、不损毁、不失真，从而保证电子文件的完整、真实和有效利用。
（3）电子文件必须统一管理。公司要配备相应的专业人员，使归档的电子文件能有效识别和自动收发。
第三条 电子文件的归档。
（1）电子文件归档范围的划分可参照国家关于文件的现行有关规定执行。
（2）在进行电子文件归档工作时，应按其基本技术条件进行检测。其内容包括：硬件环境的有效性、软件环境的有效性及其信息记录格式等。
（3）电子文件的归档鉴定工作参照国家关于文件的现行有关规定执行，鉴定结果在电子文件的机读目录上制作相应的标志。
（4）归档的电子文件要编制简要检索工具，其基本著录项目为序号、提名、责任者、文号、每份文件机读时间及位置、密级、保管期限、硬件和软件环境等。归档电子文件的著录应符合国家档案管理著录规则的基本要求。
第四条 电子文件的移交与保管。
（1）每年定期将上年度应归档的电子文件交档案部门归档，移交时要做到数据完整、内容准确、利用安全、编目规范、账目一致、手续清楚，移交清单根据需要一式多份，交接双方签字后各执一份。
（2）公司档案室负责电子文件归档前的监督、指导，以及归档检查验收和接收后的统一编目、保管、开发利用。做到外观完好、整洁无损，记录的字节数、检索条目等著录项目与登记一致，确保上机测试无病毒和准确率高。
（3）人库的电子档案每年要机读和定期杀毒，发现问题及时补救。
（4）保管电子档案的装具要求有防光、防尘、防磁、防有害气体的设备，室内气温要适度。
第五条 电子文件的提供和利用。
（1）封存归档的电子档案不得外借，利用时使用复制本，互联网利用要有安全保密防范措施和可靠的监管保障。
（2）销毁电子档案，需经公司档案鉴定小组、分管领导批准，编制销毁清册，监销人、销毁人签名并加盖公司印章。
篇二：电子档案管理有哪些具体要求
市建设电子文件与电子档案昆明市建设电子文件与电子档案的归档内容、要求及管理办法的归档内容、要求及管理办法的归档内容、要求及管理办法的归档内容、要求及管理办法昆明市建设电子文件与电子档案昆明市建设电子文件与电子档案一、总则一、总则一、总则一、总则二、术语二、术语二、术语二、术语三、基本规定三、基本规定三、基本规定三、基本规定四、电子文件的代码标识、格式与载体四、电子文件的代码标识、格式与载体四、电子文件的代码标识、格式与载体四、电子文件的代码标识、格式与载体五、建设电子文件的收集与积累五、建设电子文件的收集与积累五、建设电子文件的收集与积累五、建设电子文件的收集与积累六、建设电子文件的整理、鉴定与归档六、建设电子文件的整理、鉴定与归档六、建设电子文件的整理、鉴定与归档六、建设电子文件的整理、鉴定与归档七、建设电子档案的验收与移交七、建设电子档案的验收与移交七、建设电子档案的验收与移交七、建设电子档案的验收与移交八、建设电子档案的技术八、建设电子档案的技术八、建设电子档案的技术八、建设电子档案的技术要求和质量要求九、建设电子档案的管理九、建设电子档案的管理九、建设电子档案的管理九、建设电子档案的管理要求和质量要求要求和质量要求要求和质量要求一、一、总则总则总则总则 1 1. .0 0. .1 1建立真实建立真实、满足现代新昆明建设和数字化城建档案馆建设满足现代新昆明建设和数字化城建档案馆建设满足现代新昆明建设和数字化城建档案馆建设满足现代新昆明建设和数字化城建档案馆建设的要求的要求，，保障建设电子文件和电子档案的安全保障建设电子文件和电子档案的安全保管与有效开发利用保管与有效开发利用，，根据档案法档案法》》、、《《电子文件归档与管理规范电子文件归档与管理规范》（（GB/TGB/T1889418894- -20022002））和子档案管理规范子档案管理规范》》(CJJ/T(CJJ/T117办法办法。。为加强我市为加强我市建设、准确准确、、完整建设电子文件的归档与管理电子文件的归档与管理，完整、、有效的建设电子档案有效的建设电子档案，，，根据《《中华人民共和国中华人民共和国》和《117- -2007《建设电子文件与电建设电子文件与电2007) )，，制定本制定本返回目录返回目录返回目录返回目录
1.0.2 本办法适用于我市建设系统业务管理电子文件和建设工程电子文件的归档和管理。子文件和建设工程电子文件的归档和管理。1.0.3 建设电子文件归档与电子档案管理除执行本规范外，尚应执行国家现行有关标准的行本规范外，尚应执行国家现行有关标准的规定。规定。本办法适用于我市建设系统业务管理电建设电子文件归档与电子档案管理除执
二、二、 术语术语术语术语 2 2. .0 0. .1 12 2. .0 0. .1 1建设电子文件建设电子文件建设电子文件建设电子文件在城乡规划在城乡规划、设备及环境生成设备及环境生成设备及环境生成设备及环境生成，盘或光盘等载体盘或光盘等载体，处理处理，，并可在通信网络上传送的文件并可在通信网络上传送的文件。括建设系统业务管理电子文件和建设工程电子括建设系统业务管理电子文件和建设工程电子文件两大类文件两大类。。、建设及其管理活动中通过数字建设及其管理活动中通过数字以数码形式存储于磁带以数码形式存储于磁带，以数码形式存储于磁带以数码形式存储于磁带、，依赖计算机等数字设备阅读依赖计算机等数字设备阅读、磁磁磁、磁、。主要包主要包返回目录返回目录返回目录返回目录
2.0.2建设系统各行业、专业管理部门(包括城乡规划、城市建设、村镇建设、、建筑业、住宅房地产业、勘察设计咨询业、市政公用事业等行政管理部门，以及供水、排水、燃气、热力、园林、绿化、市政、公用、市容、环卫、公共客运、规划、勘察、设计、公用、市容、环卫、公共客运、规划、勘察、设计、抗震抗震人防等专业管理单位人防等专业管理单位) )在业务管理和业务技术抗震抗震、、人防等专业管理单位人防等专业管理单位) )在业务管理和业务技术活动中通过数字设备及环境生成的，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的业务及技术文件技术文件。。建设系统业务管理电子文件建设系统业务管理电子文件建设系统各行业、专业管理部门(包括城乡规划、城市建设、村镇建设、、建筑业、住宅房地产业、勘察设计咨询业、市政公用事业等行政管理部门，以及供水、排水、燃气、热力、园林、绿化、市政、2.0.2在业务管理和业务技术在业务管理和业务技术活动中通过数字设备及环境生成的，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的业务及
2.0.3在工程建设过程中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。建设工程电子文件主要包括工程准备阶段电子文件、监理电子文件、施工电子文件、竣工段电子文件、监理电子文件、施工电子文件、竣工图电子文件和竣工验收电子文件图电子文件和竣工验收电子文件图电子文件和竣工验收电子文件图电子文件和竣工验收电子文件。件可简称为工程电子文件。2.0.4建设电子档案具有参考和利用价值并作为档案保存的建设电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。主要包括建设系统业务管理电子档案和建设工程电子档案。档案。建设工程电子文件建设工程电子文件在工程建设过程中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。建设工程电子文件主要包括工程准备阶2.0.3建设工程电子文建设工程电子文。建设工程电子文建设工程电子文件可简称为工程电子文件。2.0.4建设电子档案具有参考和利用价值并作为档案保存的建设电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。主要包括建设系统业务管理电子档案和建设工程电子
2.0.52.0.5真实性电子文件的内容、结构和背景信息等与形成时的原始状况一致。2.0.6完整性电子文件的内容、结构、背景信息、元数据等无缺损。等无缺损。2.0.7有效性有效性电子文件的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。2.0.8元数据描述电子文件的背景、内容、结构及其整个管理过程的数据。理过程的数据。真实性电子文件的内容、结构和背景信息等与形成时的原始状况一致。2.0.6完整性电子文件的内容、结构、背景信息、元数据电子文件的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。2.0.8元数据描述电子文件的背景、内容、结构及其整个管
2.0.10
迁移将源系统中的电子文件向目标系统进行转移存储的方法与过程。的方法与过程。2.0.10
迁移将源系统中的电子文件向目标系统进行转移存储
三、三、基本规定基本规定基本规定基本规定 3 3. .0 0. .1 13 3. .0 0. .1 1建设工程电子文件形成单位应加强对电子文件建设工程电子文件形成单位应加强对电子文件归档的管理归档的管理，，将电子文件的形成将电子文件的形成、整理和归档纳入文件管理工作程序整理和归档纳入文件管理工作程序，整理和归档纳入文件管理工作程序整理和归档纳入文件管理工作程序，岗位岗位，，指定专人管理指定专人管理。。3 3. .0 0. .2 2建设系统业务管理电子文件形成单位的建设系统业务管理电子文件形成单位的档案部门应负责监督和指导本单位建设系统业档案部门应负责监督和指导本单位建设系统业务管理电子文件的收集务管理电子文件的收集、相关规定定期向城建档案馆相关规定定期向城建档案馆（案室案室））移交建设系统业务管理电子档案移交建设系统业务管理电子档案。建设系统业务管理电子文件形成单位和建设系统业务管理电子文件形成单位和、收集收集、，明确责任明确责任，明确责任明确责任、积累积累、、 3 3. .0 0. .2 2、整理和归档整理和归档，（或县市区城建档或县市区城建档，并按照并按照。返回目录返回目录返回目录返回目录
3.0.3的验收移交中，建设单位的工作应符合下列规定：1 对列入城建档案馆接收范围的工程，按规定向城建档案馆移交工程电子档案。建设工程电子档案具体由三个部分组成：建筑（市政）工程电子档案、综合管网竣工测量电子档案、声像电子档案。综合管网竣工测量电子档案、声像电子档案。2 2 在建设工程招标及与勘察在建设工程招标及与勘察2 2 在建设工程招标及与勘察在建设工程招标及与勘察、等单位签订协议、合同时，对工程电子文件的套数、质量、移交时间等提出明确要求；3 收集和积累工程准备阶段、竣工验收阶段形成的电子文件，并进行整理归档；的电子文件，并进行整理归档；在建设工程电子文件的整理归档与电子档案在建设工程电子文件的整理归档与电子档案的验收移交中，建设单位的工作应符合下列规定：1 对列入城建档案馆接收范围的工程，按规定向城建档案馆移交工程电子档案。建设工程电子档案具体由三个部分组成：建筑（市政）工程电子档案、3.0.3设计设计设计、施工施工施工、监理监理监理、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，对工程电子文件的套数、质量、移交时间等提出明确要求；3 收集和积累工程准备阶段、竣工验收阶段形成
4 组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位工程电子文件的形成、积累和整理归档工作；位工程电子文件的形成、积累和整理归档工作；5 收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位形成的工程电子档案；的工程电子档案；6 在组织工程竣工验收前，提请城建档案馆对工程纸质档案进行预验收时，应同时提请对工程电子档纸质档案进行预验收时，应同时提请对工程电子档案进行预验收案进行预验收案进行预验收案进行预验收；；3.0.4 勘察、设计、施工、监理及测量等单位应将本单位形成的工程电子文件整理归档后向建设单位移交。城建档案馆应对建设工程电子文件的整理归档工作进行监督、检查、指导和预验收。工作进行监督、检查、指导和预验收。组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位形成在组织工程竣工验收前，提请城建档案馆对工程勘察、设计、施工、监理及测量等单位应将本单位形成的工程电子文件整理归档后向建设单位移交。城建档案馆应对建设工程电子文件的整理归档
3.0.5 对具有永久保存价值的可输出打印型电子文件，建设电子文件形成单位必须将其制成纸质文件或缩微品等。归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品，并在内容、格式、相关说明及描述上保持一致，且二者之间必须建立关联。述上保持一致，且二者之间必须建立关联。3.0.6 建设电子文件形成单位应建立建设电子文件归建设电子文件形成单位应建立建设电子文件归档与管理系统档与管理系统实现建设电子文件自形成到归档实现建设电子文件自形成到归档档与管理系统档与管理系统，，实现建设电子文件自形成到归档实现建设电子文件自形成到归档、保管、利用过程中电子文件及其著录数据、元数据的连续管理。的连续管理。3.0.7 建设电子文件形成单位和建设电子档案保管单位应采取措施，保证建设电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性，并应符合以下规定：性、有效性和安全性，并应符合以下规定：对具有永久保存价值的可输出打印型电子文件，建设电子文件形成单位必须将其制成纸质文件或缩微品等。归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品，并在内容、格式、相关说明及描、保管、利用过程中电子文件及其著录数据、元数据建设电子文件形成单位和建设电子档案保管单位应采取措施，保证建设电子文件的真实性、完整
1 应建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施，从建设电子文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登记，保证建设电子文件的产生、处理过程符合规范。处理过程符合规范。2 应采取安全防护技术措施，保证建设电子文件的真实性。真实性。3 应建立建设电子文件完整性管理制度并采取相应应建立建设电子文件完整性管理制度并采取相应的技术措施采集背景信息和元数据的技术措施采集背景信息和元数据的技术措施采集背景信息和元数据的技术措施采集背景信息和元数据。4 应建立建设电子文件有效性管理制度并采取相应的技术保证措施。的技术保证措施。5 建设电子文件的处理和保存应符合国家的安全保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策。策。应建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施，从建设电子文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登记，保证建设电子文件的产生、应采取安全防护技术措施，保证建设电子文件的。应建立建设电子文件有效性管理制度并采取相应建设电子文件的处理和保存应符合国家的安全保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对
3.0.8 建设电子文件形成单位与城建档案馆应对建设电子文件加强前端控制，实行全过程的管理与监控，保证管理工作的连续性。保证管理工作的连续性。3.0.9 ...
篇三：电子档案管理有哪些具体要求
基 基建建 建管管 管理理理 档案管理电子文件档案管理规定 （试行）
SHZD0417-2014-****
2 0 1 4 - 0 4 - 0 1发 布
2 0 1 4 - 0 4 - 0 1实 施 神华国华寿光发电有限责任公司
1
标准控制表 版本 编号 签发 日 期 下次复 核日 期 编写人初审 人复审 人批准人 有否 修订 试行 2014. 04. 012015. 04. 01 赵彩侠 郭恩山 姜柏卿 谢林 无
此次修订改动内容：
无 本标准监督实施及完善负责人 本标准监督实施及完善执行人 职务：
工程技术部经理 职务：
工程技术部档案主管 签字：
郭恩山 签字：
赵彩侠
2
电子文件档案管理规定
第一章 总则 第一条
为了 加强神华国华寿电电子文件档案的管理工作， 明确档案各形成部门（ 单位）
的工作职责， 以便更好地指导电子文件的整理工作，特制定本规定。
第二条
适用范围 本标准适用于神华国华寿电各部门、 各参建单位电子文件档案的管理工作。
第三条
引 用标准及关联文件 《电子文件归档与管理规范》
GB/T 18894—2002
《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》 DA/T 38-2008
第二章
组织与职责 第四条
部门职责 （ 一）
管理职责 1 ． 寿电工程技术部档案室是电子档案的归口 管理部门。
档案室负责寿电电子档案存储载体（ 光盘、 磁盘）
的收集、 整理、 保管、 鉴定、 统计和利用； 负责监督、 检查、 指导寿电相关业务部门的电子档案形成、 积累和移交等工作。
2． 相关业务部门的兼职档案员 ， 负责本部门电子档案的形成、 积累和管理， 并在专职档案员 的指导下按《电子文件归档与管理规范》， 完成电子文件存储载体的整理归档与移交工作。
3． 各参建单位的档案员 ， 负责本单位的电子档案的形成、 积累和管理，按《电子文件归档与管理规范》， 完成电子文件存储载体的整理归档与移交工作。
（ 二）
管理要求
3
1 ． 电子文件归档就是将把符合归档条件的电子文件， 按照档案管理要求的格式存储到可长期脱机保存的载体上， 电子文件存储载体类型有光盘、磁盘等。
2． 寿电工程技术部档案室按《电子文件归档与管理规范》 GB/T 18894、《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》 DA/T 38 标准， 对各业务部门移交的电子文件光盘， 在信息人员 的协助下， 进行检测与验收， 确保载体记录的信息与纸质档案内容的一致性， 以及电子文件光盘的安全性、 有效性。
3． 工程技术部信息人员 对寿电应用的各种管理软件系统定期做数据备份光盘， 把经过鉴定符合归档条件的电子文件， 按档案管理要求的格式将其存储（ 刻录）
到符合保管期限条件的光盘上， 按附表 1-3 编制归档说明，向档案室移交。
4． 电子文件档案的形成部门和单位， 按附表 1-3 编制归档说明， 向档案部门移交。
第五条
电子文档归档要求 （ 一）
归档范围 电子文件的归档范围参照纸质文件材料归档的有关规定执行， 并应包括相应的背景信息和元数据。
记录本单位主要职能活动和重要工作成果等内容的具有保存价值的电子文件均属归档范围 1 ． 领导人和著名 人物参加与本单位有关的重大公务活动的视频光盘。
2． 本公司在重大事件、 重大事故、 重大自 然灾害等事件中形成的视频光盘。
3． 为工程创优、 公司评级等工作编辑的工程概况、 公司概况介绍等视频光盘。
4． 生产管理系统形成的运行记录、 设备情况电子文件刻录的光盘。
5．
建设项目 形成的竣工档案移交的电子文件光盘（ 含竣工图）
等。
6． 厂家提供的设备或系统安装调试光盘。
7．
本公司所应用的各种管理软件系统的数据备份光盘。
8．
其他工作形成的应归档的光盘。
4
（ 二）
归档时间 1 ． 经过编辑整理过的录像光盘， 应在工作结束后由责任部门（ 单位）及时移交归档。
2． 建设项目 形成的光盘档案， 归档时间应与纸质档案移交时间相同。
3． 生产管理系统形成的运行记录、 设备情况光盘应与生产档案归档时间相同。
4． 厂家提供的设备或系统光盘， 应在设备或系统安装调试完毕后， 由责任部门按纸质档案移交时间一起移交归档。
5． 本公司应用的各管理软件系统应由信息部门定期做数据备份光盘，及时向档案部门进行移交。
6． 本公司办公自 动化（ OA）
形成的电子文件， 应实时与电子档案管理系统进行逻辑归档， 逻辑归档的电子文件随纸质档案的定期移交， 整理后再行物理归档。
（ 三）
归档份数 1． 电子文件载体至少应归档 2 份， 需异地保存时归档 3 份。
一份提供利用， 一份封存保管， 一份异地保存。
2． 本公司信息中心有专业的存储系统时， 系统数据备份光盘归档两份，一份封存保管， 一份异地保存。
3． 厂家提供的设备或系统光盘按实际移交数量归档（ 最多三份）。
（ 四）
移交手续 电子档案归档时， 由形成部门/单位按编制文件移交目 录及归档说明，经档案人员 检测、 核查、 验收后， 双方办理移交签字手续， 各留存一份以备查考。
（ 五）
质量要求 1 ． 归档的光盘应清洁， 无病毒、 无划痕， 归档信息填写清楚（ 版本、设备环境、 记录格式等）。
2． 电子文件归档， 要提供电子文件的技术环境、 相关软件、 版本、 数据类型、 格式、 被操作数据、 检测数据等相关信息
5
3． 电子文件存储载体， 要采用只读光盘， 一次性写入光盘， 不得用可改写的载体作为归档电子文件长期存储的载体保存。
4． 归档的电子文件必须是可读文件， 长期保存的应把电子文件与相应的机读目 录储存在同一载体上。
5． 特殊格式的电子文件， 应在存储载体中同时存有相应的支持软件。
（ 六）
电子档案移交流程图
第三章
电子文件收集、 整理与归档 第六条
电子文件的收集 档案室按归档范围要求， 收集各业务部门（ 单位）
形成的光盘档案，按《电子文件归档与管理规范》 GB/T 18894 和《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》 DA/T 38 标准, 指导业务部门编制归档说明及移交清册， 在规定时间内接收。
第七条
电子文件的核查 档案室在接收电子归档光盘后， 对移交光盘内容的真实性、 完整性、有效性进行检查， 并应在光盘表面上用记号笔标明内容、 责任者， 并填写相应表格。
1 ． 对照移交目 录核对移交的数量。
2． 检查机读目 录是否与电子文件内容相一致， 是否可读。
责任部门产生电子文件 兼职档案员 整理归档电子文件 专职档案员 按规定检查 责任部门刻盘移交档案室
6
3．
归档说明及按规定填写的电子文件登记表的信息， 填写是否正确。
4． 检查提交的光盘是否有病毒、 有划痕等有损坏情况， 及使用的光盘是否符合归档要求。
第八条
电子文件的整理 1 ． 电子文件载体档案应按年度、 类型、 盘号（ 排流水号）
整理。
类型代码分别用：
光盘——GP、 录像——LX、 录音——LY、 磁盘——CP来标识。
2． 归档的光盘应按“张” 整理， 装“盒” ； 录像、 录音应按“盘” 整理，
装“盒” 。
3． 归档光盘上应用记号笔标注光盘档号（ 注：
如有对应的互见号也应标注上）
。
4． 归档光盘禁止使用粘贴标签。
5． 光盘档案的保管期限应根据实际情况设定， 软件系统和电子文件光盘一般保管期限设为长期。
6． 本公司 各应用系统数据备份（ 数据累加型的）
保管期限一般设为5年。
7． 盘录入卡片设置有：
年度、 类型、 盘号、 档号、 载体介质、 题名 、保管期限、 归档份数、 归档日 期、 起止日 期、 存放地点、 电子文件总数、设备环境、 归档说明、 互见号、 备注等。
——档号， 采用年度——类型——盘号表示。
——类型， 指载体类型， 用代码表示。
——载体介质， 指光盘是 DVD/VCD/CD 等， 磁盘的型号。
——题名 ， 揭示盘内电子文件的主要内容， 参照案卷题名 的拟写要求。
——起止日 期， 指盘内电子文件最早日 期至最晚日 期。
——电子文件总数， 存储介质（ 盘中）
含电子文件总个数。
——设备环境， 指读取存储介质所需要运行的软硬件环境。
——归档说明， 特殊载体的归档说明应概括揭示盘内的全部信息。
——互见号， 指与该盘内容相同的其他载体档案号。
8． 盘内文件录入卡片设置有：
所属卷号、 盘内序号、 文件档号、 题名 、
7
责任者、 电子文件数、 日 期、 电子文件名 、 起始时间、 终止时间、 互见号、备注等项目 。
——文件档号， 由所属卷号加盘内文件序号构成。
——题名 ， 电子文件的具体名 称。
——责任者， 电子文件形成的部门或单位名 称（ 全称或规范简称）。
——电子文件数， 指该文件档号挂接的电子文件个数。
——起始时间， 专指录音、 录像盘内电子文件形成的最早时间。
——终止时间， 专指录音、 录像盘内电子文件形成的最晚时间。
——互见号， 与特殊载体档案内容相同的其他载体归档文件档号。
第四章
电子文件保存与管理 第九条
电子文件的保存 存储在脱机载体上的电子档案保管除应符合纸质档案的要求外， 还应符合下列条件：
——归档载体应作防写处理。
避免擦、 划、 触摸记录涂层。
——单片载体应装盒， 竖立存放， 且避免挤压。
——存放时应远离强磁场、 强热源， 并与有害气体隔离。
——环境温度选定范围：
4℃～ 20℃； 相对湿度选定范围：
20％ ～ 50％ 。
第十条
电子文件的管理 1 ． 存储电子档案的磁性载体每隔（ 满）
2 年、 光盘每隔（ 满）
4 年应进行一次抽样机读检验， 抽样率不低于 10％ ， 如发现问题应及时采取恢复措施。
2． 对磁性载体上的电子档案， 应每 4 年转存一次。
原载体同时保留，时间不少于 4 年。
3． 超过保管期限的电子档案的鉴定和销毁， 按照纸质档案的有关规定执行。
对确认销毁的电子档案应有销毁文件目 录存档。
第五章
附则
8
第十一条
本办法由工程技术部（ 档案室）
负责解释。
第十二条
本办法自 发布之日 起施行。
附件：
1． 电子文件登记表 2． 归档电子文件移交、 接受检验登记表
附表 1
电子文件登记表（首页）
文件 特征 形成部门
完成日 期
载体类型
载体编号
9
通讯地址
电
话
联系人
设备环 境特征 硬件环境 （ 主机、 网络服务器型号、 制造厂商等）
软件环境 （ 型号版本等）
操作系统
数据库系统
相关软件（ 文字处理工作、 浏览器、 压缩或解密软件等）
文件记 录特征 记录结构 （ 物理、 逻辑）
记录 类型 □定长 □可变长 □其它 记录总数
总字节数
记录字符、 图形、 音频、 视频文件格式
文件载体 型号：
数量：
备份数：
□一件一盘
□多件一盘 □一件多盘
□多件多盘 制表审核 填表人（ 签名 ）
年
月
日审核人（ 签名 ）
年
月
日 附表 1
电子文件登记表（续页）
文件编号 题名
形成 时间 文件稿本代码 文件类别代码 载体 编号 保管 期限 备注
1 0
附表 2
归档电子文件移交、 接受检验登记表 检验项目
单位名 称 移交单位 接收单位
11
载体外观检验
病毒检验
真实性检验
完整性检验
有效性检验
技术方法与相关软件说明 登记表、 软件、 说明资料检验
填表人（ 签名 ）
年
月
日
年
月
日
审核人（ 签名 ）
年
月
日
年
月
日
单位（ 印章）
年
月
日
年
月
日
