电子档案管理痛点8篇

电子档案管理痛点8篇电子档案管理痛点　《机电兵船档案》2017年第5期浅析电子档案和纸质档案的优缺点中国舰船研究设计中心田野随着时代的发展和技术的进步，电子底图已逐步取代纸下面是小编为大家整理的电子档案管理痛点8篇,供大家参考。

篇一：电子档案管理痛点

电兵船档案》2017年第5期浅析电子档案和纸质档案的优缺点中国舰船研究设计中心 田 野随着时代的发展和技术的进步，电子底图已逐步取代纸质底图的功能。纸质底图有其优点也有其缺点，我们用电子底图归档是想要避免纸质档案的缺点，同时也不让其优势消失，因此我们就必须要分析各种归档方式的利弊，寻找一种更为完备的存档方式。一、纸质档案的优缺点现阶段我国大多数船厂、设计院都采用纸质底图的方式保存船舶资料，这种方式虽然有其优势，但是也存在着一定的缺陷。(一)纸质档案的优势1.纸质载体格式统一。纸质底图归档时一般都是采用固定的规格进行保存，并且在归档方式方面，一般也都是按照一定的规格进行剪裁、折叠、装订、编好目录然后移交，格式比较统一。在这方面与电子档案不同，电子档案有着各种不同的保存格式，如dwg、jpg等等。2.纸质载体寿命长。纸张的主要材料是纤维，其保存时间长短取决于纤维素的性质。虽然纤维素在高温、高湿等条件下会发生化学反应，影响保存，但是只要保存方式合理，并且避免纸张接触到这类环境就能极大延长纸质载体的保存时间。3.安全系数高。对于纸质档案的保存，我们只要保存好其载体，不让载体被他人获得，就能保证这一份档案的安全。方式比较简单，只需要管理好纸质档案就可以了。(二)纸质档案的缺点1.纸质档案占用空间大。我们在设计过程中会产生大量的图纸、文件等等技术材料，这些纸质档案文件材料的保存需要大量的空间。以图书馆的藏书为例，我们需要建一整栋大楼来存放书籍。虽然我们的纸质图纸并不像图书馆的藏书那么多，但是图书馆的例子也从另外一个极端的角度反映出我们存放纸质档案需要占用大量的空间，同时也需要耗费大量的人力去管理。2.纸质档案传递不方便。随着信息化的不断发展，我们对信息交流的需求逐步增强，信息传递的快速与便捷成为时代的主旋律。但是纸质档案却无法迎合快速与便捷这两个特点，显得与时代格格不入。二、电子档案的优缺点不同于纸质档案的上述优缺点，电子档案有其自身的特点，它能克服纸质档案的缺陷，但是同样也存在着一定的问题。(一)电子档案的优点1.传递方便。电子档案在信息的传递上有着纸质档案无法比拟的优势，我们可以通过网络随时随地传递需要的信息，节省大量的时间，提高工作效率。2.占用空间小。对于电子档案的保存，如果有保密性需要，那么可以用磁盘、电子光盘等来存储，一张光盘可以存储的内容比几百册书还多，可以很好地节省空间。对于那些不需要保密的文件，可以[摘要]目前，电子底图归档已逐步取代纸质底图归档的功能，但是每一种归档方式都有其优劣之处，我们要扬长避短，不能因为新的归档方式方便就不假思索地采用，也不能因为电子归档方式有缺点就停步不前。本文分析了电子档案和纸质档案的优缺点，从分类管理、定时备份与数据维护、严格监控存档环境等方面对电子底图入库管理进行了完善。业务研究49

　《机电兵船档案》2017年第5期直接存储在电脑上，这样这部分文档的保存就几乎不需要空间，只需要一台电脑和一台服务器就能保存。3.提取方便。对于纸质档案来说，提取是一件很麻烦的事情，需要经过检索，然后去库房一件件地搜寻，这样会浪费大量的时间。但是电子档案就没有这个问题，一方面由于磁盘或光盘等介质存储的信息量大，所以存储在库房的光盘或磁盘数量减少，至少比纸质档案要少很多，方便寻找；另一方面电子档案利用电脑即可在线查询，能够省去我们去库房查询档案的时间。因此电子档案比纸质档案在利用上要方便得多。(二)电子档案的缺点事物总是有其两面性，有优点也必然有缺点。电子档案的缺点在于：1.存储介质容易损坏。电子档案一般用光盘或磁盘来存储，或者直接存储在电脑或网络中。用光盘或者磁盘来存储非常容易损坏，因为光盘或者磁盘这类介质的寿命不长，一般也就5-15年，[1] 相对于纸质介质来说，是非常短的。另外，直接存储在电脑或者网络中的电子档案，很容易受到电脑性能和网络病毒的影响和侵害，造成数据的丢失。2.电子档案很容易受到环境因素的影响。保存环境中灰尘、潮湿、磁场、光线以及有害气体等因素，虽然可能损害纸质档案，但是大多数记录的数据还是可以恢复的。电子档案则不同，如果电子档案遇到了这些情况，其损坏有可能是永久性的、不可逆的。这样不仅没有起到长久保存档案的作用，反而使档案的保存时间变得非常之短。三、电子底图的归档管理完善我们现在提倡将纸质底图转为电子底图归档入库。如果要真正发挥电子底图的功用，就应该尽量发挥电子档案的优势，避免电子档案的劣势。这样的归档改革才会达到效果，否则就会适得其反。通过上述分析，我们知道电子档案和纸质档案分别有其优缺点，那么就可以从以下几个方面对现有的电子底图入库管理进行完善。1.分类管理。这一点是出于安全性的考虑。因为有些文档是需要保密的，而有些文档是不需要保密的。需要保密的文档就不能保存在电脑以及网络中，这样非常容易发生泄密的情况，甚至被一些黑客所窃取。需要保密的文档可以在局域网或者单机的情况下存储在光盘或者磁盘中，然后像纸质档案一样分类入库。当然，这部分档案的管理模式可以沿用以往的纸质档案管理模式。相对于纸质档案，光盘所需要的存储空间会极大地减少，方便管理。对于不需要保密的文档可以存储在电脑或者网络中，这样便于信息的及时传递，充分发挥网络的快速与便捷的优势。当然，这就需要开发使用一个联通所有设计过程的软件，如上海沪东的船舶产品数据管理集成开发应用平台。

　[2] 以船舶设计来说，船舶在设计过程中可能会产生图样和技术文档、专业协作单、出图单、工务通知单、改图单等等一系列的文档。我们要做的就是设计出一个软件，将所有过程中产生的电子档案进行分类整理，以方便检索。2.定时备份与数据维护。在这里分两类情况来考虑，一类是需要存储在光盘以及磁盘中的文档，另一类是直接存储在电脑以及网络中的文档。对于需要存储在光盘以及磁盘中的文档来说，因为其介质的寿命短，易受环境因素的影响，特别容易损坏，所以对于这部分文档要经常进行备份与检查，防止数据的丢失。对直接存储在电脑以及网络中的文档也需要定期进行备份，同时要对这些数据定期进行维护，防患于未然。存储在电脑以及网络中的文档是非常容易损坏的，经常会出现软件打不开文件的情况，因此对电子底图的定期备份以及维护极为重要。3.严格监控存档环境。环境对于电子档案来说是最为重要的一种因素，它能够影响电子档案的存档寿命。我们知道光盘、磁盘的寿命为5-15年，空气、水分、酸、碱、盐、磁场、震动等等因素都会对光盘以及磁盘造成破坏，影响其保存时间。虽然纸质档案也对部分环境因素很敏感，但是电子档案相对于纸质档案来说更加容易受到这些因素的影响。我们改革是为了扬长避短，而不是将纸质档案的长处也消除掉。所以从这一点来说，我们在保存电子介质时必须要严格控制环境因素，在库房安装环境指标监测器，以防止光盘、磁盘过早损坏。对于保存在电脑中的那部分档案来说，最重要的是使用电脑时多加注意，及时发现并处理问题，避免档案的损坏。参考文献：[1]李燕.浅谈地质资料地质图件的归档与保存[J].新疆地质，2009(1)[2]龚成刚.船舶产品数据管理集成开发与应用[J].上海造船，2011(4)(责任编辑 潘欣)业务研究50

篇二：电子档案管理痛点

9GUANLI LUNTAN‖管理论坛纸质档案与电子档案并存时期档案管理若干问题的思考( 陕西航空职业技术学院，陕西

　汉中

　723102 )　　[ 摘

　要 ] 档案是每个人一生的重要记载，它与人们的生活息息相关。近年来，随着互联网的发展与信息技术的变革，我国多所高职院校开始积极尝试档案电子化管理。在这样的背景下，负责档案管理的工作人员逐渐改变以纸质档案管理为重心的工作模式，开始尝试由纸质管理档案向电子管理档案过渡的试水工作。本文结合实际工作经验，通过多个角度探讨并解析我国高职院校内部纸质档案与电子档案共存管理的工作模式。　　[ 关键词 ] 纸质档案；电子档案；高职；并存管理　　[ 中图分类号 ] G271

　　　　　[ 文献标志码 ] A　　　　　　　[ 文章编号 ] 2095-168X(2022)15-0149-03侯晓辉一、引言当前我国正处于信息化时代，随着网络技术和信息技术的不断发展，档案管理自动化已经成为趋势并进一步在全国各高职院校中得到普及，随之而来产生大量的电子文件，在这样的背景下电子档案应运而生。然而，高职院校内部通常保存大量的纸质档案，记录着每一个学生的具体情况。纸质档案也由于其重要性和特殊优势被高校沿用多年。目前，我国高职院校档案管理工作正处于二者并存的阶段，本文就当前背景下高职院校纸质档案与电子档案并存管理做出探讨，以期使二者在不同层面实现互补，为高职院校档案管理工作贡献力量。二、比较纸质档案与电子档案的差异目前，我国正处于信息化时代，很多管理工作都是在相对前沿的计算机技术背景下开展的。而信息时代最重要的特征就是建立分门别类的电子档案资源库，这也是信息时代发展到一定阶段的必然成果。我国高职院校对于档案管理工作一直在积极创新，在今后较长一段时间内，我国高职院校对于档案管理工作的主要方向仍然是纸质档案与电子档案共存管理。纸质档案与电子档案由于其各自存在的优势在管理工作中相辅相成，实现优势互补，因此我们可以认为，在现阶段，纸质档案与电子档案的共存管理是学校档案工作日趋成熟、逐步实现由传统步入现代化的重要标志。在目前的技术环境下，二者将长期共存管理，相辅相成[1] 。（一）两种档案载体不同1. 纸质档案，顾名思义，是指以纸质载体作为记录介质的档案。如我们日常生活中比较常见的在档案室存放的各种公文、图纸、卷宗、信札、账簿、书稿以及电报和户籍资料等各种以纸张作为载体的记录底稿。2. 电子档案，指的是具有一定保存价值，按规定方法整理而成，已经归档的各种电子文件以及与其配套的软件、各种参数、相关联的数据。（二）纸质档案的特征1. 具有权威性。我们常见的纸质档案，所记述的人类活动都是比较原始的，未经过刻意的雕琢和修饰，它完全反映事件的真实面目，留下的信息都是能够经得起推敲的、纯粹的原始信息。纸质档案具有去伪存真的特质，它能够真实地再现事件的始末。纸质档案不仅客观、真实，同时具有等同于凭证的效力。保留到今天的纸质档案无论是字体、图像还者是印章，基本都是清晰

　150管理论坛 ‖GUANLI LUNTAN的，且能够判别出内容的真伪，无论是作为证据所发挥的作用还是法律效力，它都有法律层面的意义，因此，纸质档案在司法案件中具有一定的权威性。反观电子文件和各种电子档案，它的原始性大都无从界定，因此其法律效力与纸质档案相比要略逊一筹。2. 易于保管，使用简单。纸质档案主要通过纸质文件记录各类事件，所以查询资料非常容易，只要按图索骥找到纸质文件的编号就可以在档案中查询到需要的资料。所以纸质档案不但应用简单，而且也易于保管。在具体的保管中，工作人员往往都是先对档案进行分类，然后进行编号，再分门别类进行保管，通常来讲没有太高的技术要求和较难的技术操作。3. 利于长时间保存。由于纸质档案主要以纸张作为记录的载体，而且纸张通常具有较长的保存期间，因此纸质档案更利于长时间保存。我国考古学家曾经发掘出流传千年的纸质文物，可见纸张由于自身特质能够保存很长时间，而且没有比较特殊的保管要求[2] 。（三）电子档案的特征1. 所需存放空间小。与纸质档案比起来，电子档案不仅容量大且体积较小，可以在很大程度上为高职院校的档案室节约较大的存放空间，从而能够为高职院校的档案室解决了由于越来越多的新增档案而带来存放空间不够的问题。2. 查询便捷，不受空间限制。电子档案由于其自身的特殊性质，无论是起草、修改还是印发，全部工作都要依托计算机来完成，电子档案修改起来十分便捷且更容易复制。上述特性使得电子档案不仅具有一定的开放性且检索起来十分方便，可以有选择地向社会公众开放，使得物尽其用，让电子档案有更多的展示的机会，同时可以为社会各层次的需要者提供服务。首先，电子档案的查询不受时间和空间的限制。电子档案的出现使许多查询者不用亲自到档案馆进行查询，在任何地点、任意一台安全的计算机上进入档案查询系统，就可以查找自己需要的信息。其次，信息技术的不断进步以及互联网的进一步发展，将进一步推进电子档案的查询工作，使得查询更便捷、更精确，且不断进入一个良性循环的系统。3. 可多样化操作。电子档案利用起来方式多种多样，需要者可以根据自身的需求，通过计算机对电子档案进行较多形式的信息处理以及信息分析，如信息查询、信息更改（需要复制后操作）等，这些操作在很大程度上提升了电子文档以及文档中的信息利用率。由于电子文档本身具有的这种十分灵活的可操作性，致使文件利用者的使用空间变得更加广阔。一般来说，纸质档案是不能轻易改动的，任何查询者都无权对纸质文件进行改动，例如增加信息、删除信息等，都是不被允许的。所以，从可操作性看来，电子文件更灵活，查询者可以通过 PC 端将文件复制下来，然后在计算机上进行分类、汇总等系列操作，不仅不会破坏源文件的格式，还能够满足用户的查询需求。当查询者明确一个查询专题后，对电子档案进行分类、汇总、编辑时，电子文件操作起来也更加快捷且十分方便。（四）存储和防护的差异1. 纸质档案存储要求较低。纸质档案的保存无须太复杂的技术环境，总体来说，纸质档案存储对于整体环境没有特别高的要求，只要学校内具备一定规模的储藏室以及若干存放档案的卷柜就可以。同时，纸质档案的存储对工作人员的学历和技能也没有过高的要求。由于纸质文档这种载体的性质比较稳定，在一般情况下都能够存放很多年，只要温度、湿度都能够保持在正常的范围内，纸质文档基本不会产生任何腐化和变质。在具体的防护要领上，主要注意防潮气、防蛀虫、防尘絮、防火灾、防水害、防霉变以及各种有害气体，同时注意对破损纸张和有可能产生变化的字迹及时修复。纸质文档的保存只要不遇天灾人祸和各种不抗力，按照相对规范的管理制度和严格的防护要求操作，就能够延长保存期限。2. 电子档案存储条件比较苛刻。与纸质档案的存储要求相比，电子档案对存储的环境要求较高、较苛刻。电子档案的主要载体有磁盘、光盘、U 盘等新型介质。由于电子档案的存储介质与纸质档案完全不同，所以我们在存储上述几种新型的档案载体时，必须改变原有的保管条件，用来存储电子档案的地方除了防护设备要一应俱全之外，还需要安装防止磁场和电场产生干扰的设备，否则电子文档就有可能遭到破坏。电子档案依托计算机系统存在，依赖性非常强，它通过固定的格式存储在另一种介质中，要读取磁盘中的信息必须依托计算机及其软件，当存储电子文件的环境发生更新或改变，电子文件有可能被破坏，无法读取或者是打不开。所以，电子档案对于计算机的依赖导致其应用起来没有纸质文档便捷，对于它的维护也要比维护纸质文档要付出更多的精力。（五）用户体验的差异1. 一般情况下，纸质档案在服务于用户时通常要经过几个程序，如需要出示档案查询手续，然后查询目录、委托负责档案保管工作的工作人员调档等流程，整个程序十分严谨。同时，由于纸质档案自身的性质，往往在具体的查询中只能为一个用户提供服务。2. 而用户查询电子档案时，没有更多的限制，只要知道账号和密码，同时在计算机上键入检索词，就能精准地查询到学校方面能够提供的档案文件。所以，电子文档比纸质档案查询起来步骤简化、简单快捷，不仅

　151GUANLI LUNTAN‖管理论坛能够提高查询速度，还可以同时为多位用户提供服务。三、高职院校纸质档案与电子档并存管理的思考由于每一所高职院校内都保存着大量的纸质档案与电子档案，而这些档案对于学生来说至关重要，关系到以后的学业和就业，因此，对于二者的管理应该十分精心。由于两种档案形式的载体完全不同，且查询方式、保管方式也完全不同，因此，完善保管措施，通过多个渠道探索两种档案共存的管理方式，才符合高职院校的档案管理需求。那么，如何在现有的条件下实现两种档案形式的共存管理呢？笔者根据自身的工作经验，简单提出以下几个建议：（一）“双轨制”背景下两种档案并存管理 “双轨制”的档案管理形式目前已经在全国范围内的企事业单位逐步推进，笔者认为，高职院校的档案管理形式也可以考虑“双轨制”，即两种档案形式长期共存，我们常说的物理归档及逻辑归档互相之间也并不矛盾。放在高职院校中，就是在档案的管理过程中要兼顾两种档案的储存、管理，将两种档案在归档时就形成逐一对应的关系。从我们目前的工作看来，建议将那些具有特殊意义和保存价值的纸质档案，通过扫描、影印，或者是复印的方式备份，形成电子档案加以保管。而对于电子文件来说，在其最初形成时就建议进行归档，保证所有的电子文件都同时保存一份内容完全相同的纸质版的档案。归档时注意二者的储存方式不同，做好备注和编号，以便查询时相互参照。（二）扬长避短 发挥各自优势随着信息技术的进一步普及，档案数字化管理是一个大趋势，目前我们探讨的“双轨制”档案管理形式只是一个过渡区间，因此负责档案管理的工作人员要厘清工作重心，更加灵活地选择适合的管理方法和档案管理手段。在具体的收集整理工作中，可以考虑以电子档案为主，纸质档案为辅的管理模式。纸质档案的具体管理涉及组卷及归档，还包括分类等诸多环节，整个管理过程中需要投入大量人力和各种成本；而对于电子档案来说，其收集和整理完全可以由专业人员通过计算机来进行处理，既省时又省力。由于电子档案与纸质档案各自都有着一定的优势，因此我们在档案的利用服务上，要充分发挥各自的优势。纸质档案查询起来比较有质感，富有年代气息，能够再现事件最初记录时的年代感和厚重感，比较适合年龄较大的用户使用；而电子档案，一个小小的光盘或者是磁盘，看上去不够出彩，但却能在最短的时间内展示出用户需要的信息，使查询变得更灵活，因此受到年轻人的喜欢。因此，每一种档案形式都有着各自的用户群体，我们在前文中曾经做过相关探讨，未来，档案数字化是一个必然的趋势，因此在今后的档案管理工作中，对于电子档案的形成和归档可能要投入更多的精力[3] 。（三）加强专业人才的培养在当前的时代背景下，高职院校内负责档案管理的工作人员只懂得纸质档案的管理知识是不够的，工作人员除了要掌握档案管理专业的相关技能外，还要懂得数字化管理的技能和较深层次的信息技术才能不被时代淘汰。因此，高职院校可以实施双管齐下的人才管理模式，一方面，尽快引进通晓档案管理知识和信息技术的复合型人才；另一方面，对现有的工作人员进行业务培训，尽可能地充实原岗位工作人员的计算机知识和数字化管理技能，提升工作人员的整体素质。四、结语电子档案与纸质档案各自都存在着一定的优点与缺点，在应用过程中也各有利弊。电子档案虽然查询起来比较方便，但是在应用过程中，由于计算机本身可能存在病毒或者其他原因，可能会导致电子档案产生失真、乱码等技术问题。反观纸质档案有着电子档案所不具备的优点，所以很长一段时间内地位不可撼动，也无法被完全取代。我们有理由相信，在未来的很长一段时间内，两种档案形式仍将处于共存的状态。因此，充分发挥纸质档案与电子档案的优势，让两种档案相互辅助趋向完善。同时，两种形式的档案共同存在也能够相得益彰，对我国高职院校档案管理的进一步发展也有着十分重要的意义。参考文献 :[1] 解颖娴 .信息时代电子和纸质档案并存的必然性分析 [J].芜湖职业技术学院学报 ,2015(3)：95-97.[2]苏晓轩 .纸质档案与电子档案并存时期档案管理若干问题的思考 [J].辽宁大学党报（哲学社会科学版）,2016(6).[3]常秀英 .对电子档案纸质档案长期并存的思考 [J].太原城市职业技术学院学报 ,2018(4)：158-159. （责任编辑：陈　红）

篇三：电子档案管理痛点

iddot; 10 · 西北电建 2005 年第 4 期 谈会计 电子档案的管理 刘盛 保定市( 保定供电公司071051) 摘了会计工作崭新的里程碑，同时积累的会计电子数据，为企业决策者按照市场经济规律准确、迅速的评价、预测 公司财务状况、经营发展趋势，提供了强有力的支持。但会计电子档案存储在磁性介质或光盘中，要在特定计算 机硬件、软件环境中才可以使用，易遭破坏，难留痕迹，又受载体的质量、存放环境、有效期等条件的影响，这 对保障档案的安全、完整、实际运用和科学管理提出了更高要求。

　主题词会计电子档案管理 要会计电算化自代替手工记帐以来，减轻了会计人员的工作压力和负荷，树立了会计人员全新形象，开启 1 会计 电子档 案的建立 会计 电子档案是把会计核算系统中的会计数据备份 到存储介质中， 形成脱离于原系统 的电子档案 。

　为了保障数据 的安全和及 时建档 ，可采用双机、多机热备份运行方式或在 系统软件 中设置 自动备份计 划任务指令 ，以 日志文件形式保存数据和 系统操作人 员的工作时间和 内容 。备份库 隐藏在不易被发现 的 目录下或其它硬盘中，以防系统损坏后能在最短的时间内、最小的损 失下恢复原系统的正常运用。

　目前 随着计算机技术的迅速 发展 ，对数据库的修改 已大大简化 ，例如利用 Delphi 的 SQL ExPloer，不 运行应用程序可 以直接对数据库进行操作 ，简化 了软件 开发和维护人员的工作 ，但也 为非法用户对系 统 进行 改动和 非法操作提供 了便利 ，这样定期拷 贝数据 ，建立完备的 电子档案就显得尤 为重要 了。

　2 会计 电子档案的保存 会计 电子档案至少要建立两个 相同的备份文件 ，在备份介质表面注 明形成时间、操作 员姓名。根 据 载体 的物理特性 ，分别放 置在远离磁场的地点，注意环境 的防潮 、防尘 、防震 、无尘 、无腐蚀气体 7． 5 五级进度计划——班组作业计划 五级进度计划是承包商控制施工班组进度的双周滚动计划，是为了实现三、四级进度计划而编写的更 为详细的计划，是整个计划体系中最基本最主要的部分。根据三、四级进度计划的要求，进一步按工序先 后进行划分 ，同时下达施工定额 ，并标几所需要的资源计划，按两周编制 ，第一周的本周要执行的计划，

　第二周为对下周施工的预测 ；到下一周，修改预测性计划，作为本周计划 ，再安排下一周预测性计划，依 次类推，直到工程结束，五级进度计划 由施工项 目专业工程师编制 ，经各专业项 目主管批准执行 。

　7． 6 专项进度计划 专项进度计划是为了实现各里程碑、关键节点和重要施工内容而编制 的进度计划 ， 其 内容与三级进度 计划相同， 要求列 出所有与关键节点和重要施工内容相关的工作， 专项进度计划包括里程碑专项进度计划、

　土建工程移交计划 、文件 图纸移交计划、设备材料移交计划、系统移交调试专项计划等 。

　8 信息管理 为了提高管理工作效益 ，降低管理成本，简单快速的与业主工程师、监理工程师、各兄弟单位 、项 目

　部 内部的信息交流，项 目部在施工现场办公区建立了计算机局域 网，并用成熟的项 目管理软件 MIS 系统 以及 自行 开发的基于浏览器平台的工程信息软件支持工程信息管理，实现 了工程管理信息共享，有力地推 动 了工程 的顺利进展 。工程信息主要分为工程质量信息、安全信息、进度信息、技术信息、资源信息、成 本信息、供应信息、文件资料信息等。所有这些工程信息的最新版本均保存于服务器中，并 由文件 中心软 件工程师定期备份。

　工程信息编辑及浏览均通过工程信息网页完成， 供各级领导各项目管理人员使用及查 询，这样使得所有工程信息 的沟通均可以采用 电子文本，信息传递及时准确，使得项 目管理手段和项 目管 理水平上 了台阶 。

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　2005 年第 4 期 西北 电建 和温 、湿度适 中，防止 因 自然灾害或意外情况引起整个系数 的毁灭和不可恢复。任何存储介质，都有 寿命周期，要定期检查 、复制 ，防止存储介质 的损坏 ，造成数据 的丢失。如果 电子文件在存盘时进行 过加密或隐含文件名 ，对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存 。还要注 意会计 电子档案与对 应 的财务软件版本的一致性，因为不同版本软件下形成的 电子档案 的数据结构可能不同，使得档案不 能被调 阅或 出现某些预料外的错误 。同时建立计算机硬件系统型号、存储空间大小、外部设备配套类 型；计算机操作系统 、网络操作系统 以及汉字操作 系统 ；财务软件 的编程语言 、数据库 系统类型；财 务软件的系统 名称 、版本号 、销售与维护公 司的名称 、地址、电话 与联系人 以及与软件相配套 的各种 说 明书及使用手册 的辅助 档案 ，为维护计算机系统提供重 要备查资料 。

　3 会计 电子档 案的整理 、利用 计算机 操作系统的发展变迁 ，促使财务软件版本不断升级换代，财务 电子数据的格式 也在不断发 展变化，形成 了不同平 台、版本 、产品之 间的电子资料格式 的不兼容，这不利于 电子档案的使用 。可 应用专业会 计档案软件 ， 在标准化通用数据格式基础上 ， 通过转换管理工具将不断版本软件 中的报表 、

　凭证 、帐页 、清理 对象 、科 目汇总表、固定资产卡片等会计资料转换 为可 以网页方式查询 的文本文件 ，

　按不可修改的数据形式保存。从便于共享访问的角度 出发，该系统查询可采用纯 网页网站形式，支持 目前最多数的 网络数据访问设备访 问，如 台式或便携计算机、手 持式 PDA 和可 以上 网的手机来实现 报表 、凭证、帐页 、总帐、对应关系 、科 目汇总表等基本会计资料检索。另外会计 电子档案与传统意 义上 的纸质档案具有无法比拟的优势 ，利用财务分析软件制定财务状况分析 、企业绩效评价和财务稽 核规则等数据模型 ，完成各项指标和各时期的各种 比较结构组合 ，定义各类 分析指标 、取数来源 ，进 行报表项 目数据 的环 比分析 、定基分析 、结构分析 ，并结合预算执行情况 ，编制财务分析报告，为数 据利用提供方 便手段 ，为会计工 作由核算 型向财务管理 型转变奠 定了坚定 的基础 。

　4 会计 电子档 案的 内部控 制 4． 1 人 员职 能控制 。分离系统 中不兼容的职责 ，根据系统支持的不同软件 ，把各类人 员进行职能分工 ，

　建立相应的管理规章。建立相互稽核 、制约的机制 ，明确职责分工 ，加强组织控制 ，减少发生错误和 舞弊 的可 能性 ，保证档案资料 的真 实、完整 。

　4． 2 防病毒控制。在系统的运行与维护过程中高度重视计算机病毒的防范及相应的技术手段与措施，

　主要包括：制 订 内部操作制度 ，禁止非 电脑操作人员操作电脑 ；隔离数据 存贮和处理 ；尽量采用无本 地盘驱动工作站 ；采用基于服 务器 的网络杀毒软件进行实时监控 ，追踪病毒 ；在网络服 务上采用防病 毒卡或芯片等硬件 ；财务软件可挂接或捆绑第三方反病毒软件 ，加强软件 自身 的防病毒能力，及时升 级本系统的防病 毒产品； 对外来软件和传输的数据必须经过病毒检查 ； 在业务系统严禁使用游戏软件 ，

　加强系统安全控制 和保证系统运行安全 。

　4-3 访 问控制 。互联 网络系统 是一个全方位开放系统 ，应在系统外部访 问区域设置多重 口令 ，对用户 的登录名和 口令的合法性进行检查 ，防止非法接触和使用终端 、主机 、数据文件和程序，避免对数据 文件和程序进 行破坏 、篡改或非法复制 ；定位 网络故障点、捉住非法入侵者 、控制网络 访问范 围。完 成 网络 的实时监视 ，解决网络安全 问题 。

　4． 4 建立会计 电子档案管理记录系统 。该系统本 身具有实时记录功能，随时将 需要保 留的信息记录 下 来 。由于这种 “ 跟踪记录 ” 具有原始性，从数据收集、积累阶段就可通过 网络系统 的 自动记录功能 ，

　记录有关信 息和收集 、积 累 电子文件，成为证实 电子文件 真实可靠 的有效依据 。

　5 结语 总之，会计电子档案管理水平的提高，有赖于信息技术的进步、电子文件管理水平的提高以及有 关法律的建立与完善和一整套科学、合理 、严密 的管理制度 ，从每个环节 堵塞信 息失真 的隐患，实现 科学 的会计 电子档 案收集 、整理 、利用这是会计事业 发展 的基础和提 高财务管理水平的推进剂。

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篇四：电子档案管理痛点

大关于电子文件归档和电子档案管理情况的调研报告 市人大关于电子文件归档和电子档案管理情况的调研报告

　 伴随信息技术的广泛应用而产生的电子文件和电子档案，是重要的信息资源和珍贵财富。其不仅缩短了档案从接收到提供利用的流程，而且使档案流程管理扩展到电子文件生成、移交、储存及利用的各个阶段，从而实现资源共享，提高档案利用效率。为此，市人大常委会将听取审议市政府关于电子文件归档和电子档案管理情况的专项报告列入 2017 年常委会的工作要点。为提高会议审议质量，市人大 曹 常委会教科文卫工委专 甚 门组织部分市人大代表 修 对我市电子文件归档和 禄 电子档案管理的情况进 坛 行了专题调研。调研组 扬 听取了市政府关于电子 形 文件归档和电子档案管 脊 理情况的汇报，开展了 随 由市档案局、市电子政 傅 务办、市财政局、大数 航 据研究院等有关单位负 靡 责人参加的座谈会；调 馆 研组还赴上 xx 市政府 陕 办公厅、市中级人民法 垛 院、市发改委、市国土 钥 局和德兴市进行调研座 唤 谈和现场察看。通过周 效 密细致的调研，调研组 卤 对我市电子文件归档和 摄 电子档案管理工作有了 例 基本了解。现将有关调 钦 研情况报告如下：

　一、 谐 基本情况

　 组织领导 疑 不断加强。近年来，市 仍 委常委会、市政府常务 古 会议多次研究档案工作 眩 ，市委办公厅、市政府 卸 办公厅印发了《关于进 究 一步加强和改进新形势 衅 下全市档案工作的实

　施 提 意见》，为我市档案事 瘴 业科学发展打下坚实的 猫 基础。市档案局增设信 耀 息技术科，负责全市档 牡 案信息化工作。市中级 懂人民法院把档案数字化 俞 工作列入了长远发展和 佬 年度工作计划之中，明 梯 确了主管部门和管理人 坷 员责任，形成了院长负 揽总责、各部门齐抓共管 吟 的良好局面。德兴市委 泣 、市政府将档案工作列 拉 入全市年度科学发展综 谁 合考评。

　 硬件设施 骚 不断完善。自 XX 年起 倚 ，市财政连续二年共拨 意付 200 万元用于我市 质 数字档案馆建设，重点 梁 是对馆藏纸质档案的数 猴 字化转换，以及对形成 陪 数据的存储、备份和利 缆 用。现已完成馆藏 11 昧 0 个全宗文件级目录近 扬 80 万条，馆藏市委办 傀 公厅、市政府办公厅、 啊 市委组织部、市委宣传 膳 部等 24 个全宗近 20 匈 万件纸质档案的数字化 寥 转换工作，共形成档案 址 图像数据 279 万画幅 幸 、9130GB，并实 梧 现目录挂接。部分市直 看单位为电子档案的管理 淘 提供了较好的设施保障 砰 。市国土局成立市国土 葱 资源档案管理信息中心 鸳 ，配备专职档案管理人 湿员 8 名。专门设置不动 饥 产档案库房，面积达 2 修 70 米，配备档案密集 拇 架 58 个。

　 软件建 钒 设不断提升。目前，全 多 市 13 个综合馆全部联 酿 通江西省档案业务纵向 怖 网，顺利登录区域平台 致 。市电子政务办建设并 寓 推广了全市 OA 网上行 贴 政办公系统，市政府办 哪 等一批单位已全面实现 牢 了网上行政办公，为推 遗 进电子文件归档和电子 而 档案管理工作奠定了坚 老 实的基础。各县档案局 漳 业务

　骨干均参加区域平 酿 台岗位人员培训，基本 蔓 掌握区域平台的操作和 瞄 管理。同时，建立了照 胯 片和音、视频档案数据 盟 库。接收上 xx 至武夷 酵 山高速公路新建项目电 坚 子档案 1 套，接收上 x 塞 x 风光、城市记忆摄影 讥 作品 7.6G。依据《 辞 上 xx30 年大事记》 挛 、上 xx 记忆网、上 x 烯 x 通等门户网站，甄别 烟 了 100多张城区老照 甘 片的所属年代和拍摄地 辖 点，形成电子档案 88 絮件，填补了我市“城市 部 记忆”声像档案资料的 锐 空白。

　二、存在的问题 侍 和困难

　 我市电子文 她 件归档和电子档案管理 锨 工作取得成绩的同时， 瀑 必须正视存在的问题， 萤 有的问题还比较突出。

　给

　发展条件比较薄弱 像 。我市数字档案馆建设 绣 刚刚起步，数字档案综 逐 合管理平台建设尚处在 梳 方案制定和专家评审阶 邦段，尚未形成规范统一 眯 的管理制度。市档案馆 浙 目前仅完成馆藏存量纸 厦 质档案 40%的数字化 嚎 转换工作，未来档案数 勋 字化转换工作任务依然 禹 较重；目前仅有 7%左 才 右的市直单位开展了室 蓬 藏档案数字化转换工作 刑 ，绝大部分单位尚未开 猴 展，离xx 办发[XX 巧 ]19 号文件提出的“ 序 增量档案电子化”以及 据 “到2020 年前实现 驹 数字档案与实体档案同 敦 步移交”的目标相去甚 盗 远；新形成的电子文件 值 归档工作缺乏统一的规 槛 范和标准，给档案资源 镇 的安全性和完整性带来 胰 隐患。

　 档案管理不 典 够到位。我市多数单位 拐 没有制定电子文件管理 沁 规章制度，没有专人负 廷 责电子文件的收集和归 纸 档，电

　子文件处于自生 狮 自灭的状态；各单位对 帧 电子档案管理是各行其 民 是，管理水平参差不齐 衅 ，我市绝大部分单位电 署 子档案信息库互相隔绝 华 ，形成“信息孤岛”， 吠 电子档案信息资源得不 耽 到充分利用。

　 基础 巨 保障不够给力。大部分 刘 县市区及市直单位未将 裴 档案信息化工作经费列 病 入预算，都存在不同程 搐 度的资金短缺问题。自 芽 XX 年开始，省财政对 司 县级国家综合档案馆纸 甜 质档案的数字化转换工 征 作给予经费扶持，全市 瓢 仅有德兴市、婺源县、 把 鄱阳县、信州区等当地 暖 财政分别在省扶持资金 箭 的基础上以 1：1 配套 像 ；从事档案管理的一线 册 工作人员特殊岗位津贴 考 尚未落实到位；专业技 熊 术人才匮乏，且队伍不 叫 稳定，电子档案管理人 靴 员的业务水平急需加强 绥 。

　三、意见和建议

　 窒 要实现电子文件归档和 域 电子档案管理的“存量 坡 数字化、增量电子化、 叙 利用网络化”的目标。

　朱 根据调研情况，提出如 逊 下建议。

　统一思想，提 冠 高认识，加强组织领导 鹅 。

　 一是要提高档案 锈 信息化管理意识。要加 胎 大宣传，转变重现实轻 净 历史、重建设轻利用的 河 思想观念，充分认识电 肢 子档案的历史价值，提 腾 高档案信息化管理意识 艳 ，增强做好档案信息化 槛 工作的紧迫感与使命感 泼 。

　 二是要建立协同 乞 推进机制。建立由市政 夸 府办牵头、市

　档案行政 延 管理部门主管、有关单 杖 位和部门协调配合的管 则 理机构体系，形成齐抓 西 共管的工作局面。各单 豹 位要落实分管领导，明 筛 确工作人员，做好电子 迄 文件归档和电子档案管 腰 理、移交工作。全市各 锦 部门各单位要将档案信 项 息化工作纳入议事日程 宴 ，纳入各级党委政府的 湃 目标责任制考核范围。

　习

　建立平台，规范标准， 遍 实现有序推进。

　 一 奉 是加快建成数字档案综 态 合管理平台。数字档案 祷 综合管理平台建成后将 修 加快“增量档案电子化 淫 ”进程。政府投资建设 郎 “全市电子档案接收、 可 管理平台”，统一电子 粪 文件的技术标准，规范 溯 电子公文的归档格式， 悠 实现电子文件元数据的 檬 无缝归档迁移；要加快 桨 推进全市网上办公系统 妥 和网上行政审批系统工 薛 作的步伐，市直各部门 砧 要无偿提供本单位业务 淹 系统档案归档的数据接 咏 口，要通过数字档案综 瞻 合平台，打破“信息割 费 据”的局面，实现由原 滨 来的长期分散保管到集 疑 中统一管理，实现电子 讲 文件以统一的标准归档 婉 迁移和档案信息的资源 周 共建共享。

　 二是建 需 立健全管理制度与标准 谭 。按照国家有关政策、 昭规范标准，制订电子档 爷 案管理业务操作规程， 战 实现统一标准，规范管 惜 理，减少各单位因分散 膀 投资，重复软件设计而 惜造成的人力物力浪费， 艇 保证电子档案的真实性 威 、完整性、可靠性和可 撇 用性。要按照“双套制 哄 ”档案管理模式要求， 骤对归档电子文件，应同 库 时生成纸质文件进行归 栈 档整理；对

　没有原生电 稚 子文件的纸质归档文件 蓄 应进行数字化转换，保 耪存其数字化副本。

　 踌 三是加快推进存量档案 懂 数字化工作。各单位、 涸 各部门都要切实制定本 挖 单位、本部门的档案信 灸 息化规划，排出档案数 饱 字化“时间表”，加快 缸 推进馆藏、室藏档案数 些 字化工作。要建设数字 橡 档案管理应用平台和民 仰 生档案远程利用共享平 蘸台，与政府公开信息对 嘛 接，与电子政务对接， 劝 与智慧城市工程对接， 瘸 积极推进档案信息资源 食 共享，逐步用数字化档 雁案副本代替原件提供利 临 用，实现全市开放数字 谚 档案和民生档案一站式 登 查阅利用，努力使档案 都 公共服务惠及广大人民 货群众。

　加大投入，培养 燕 人才，提供保障支撑。

　虐

　一是落实资金保障 驳 。要进一步贯彻落实《 唾 关于进一步加强和改进 鹰 新形势下全市档案工作 券 的实施意见》文件，要 哭将档案信息化工作经费 乱 列入同级财政预算，并 棺 根据档案事业发展逐年 隅 增加；要落实有关从事 碴 档案管理的一线工作人 乔员特殊岗位津贴，保持 则 档案队伍稳定。

　 二 憨 是加强人才建设。要注 柄 重培养和配备既懂计算 逾 机技术又熟悉档案管理 昭 业务的专业人才，将电 恭 子文件管理知识和技能 疤 纳入公务员岗前培训和 岩 在职培训范围，开展全 即 员电子文件管理培训； 暴 为市档案主管部门适当 荤 增加人员编制，配备专 夜 业人员，确保人才支撑 筷 。

　电子档案与纸质 折 档案相比，既有查找利 舰 用方便快捷、查全率和 僧 查准率高、载体存储信 肄 息量大等优点，也有信 练 息易更改和易丢失、信 坑 息载体脆弱和不稳定等 双 风险。在推进我市电子 艰 文件归档和电子档案管 撮 理工作过程中，要建立 筛 健全人防、物防、技防 手 三位一体的信息安全防 呸 范体系，弥补其不足， 稠 更要充分利用电子档案 谢 的长处，提高办事效率 壕 ，促进社会经济发展。

　垒

篇五：电子档案管理痛点

21年第7期摘要：区块链技术如何能在电子档案管理领域得到有效运用，已成为档案界的研究热点。文章主要讨论了区块链技术在电子档案管理中三个层面的适用性以及制约其发展的关键因素，并展望了区块链技术在电子档案管理领域的可能应用。关键词：区块链 电子档案 档案管理一、研究背景区块链的应用价值受到世界各国的广泛关注。目前，区块链技术在数字货币、医疗保健、知识产权、物联网等领域有着诸多应用。

　[1] 在档案领域，由于区块链技术与档案管理的高度关联性，许多学者对其寄予厚望并开展相关研究。同时，国家层面也开始重视区块链技术在电子档案管理方面的研究应用。[2] 近年来，区块链技术这一关键词也频频出现在国家档案局的科技项目立项选题指南里，然而当前档案学界对区块链能解决哪些痛点问题、怎样解决这些痛点问题，以及在多大程度上解决这些痛点问题缺少细致深入的探讨。因此，笔者将从电子档案管理领域的痛点问题着手，结合我国国情和当今区块链技术在档案领域的应用现状，提出未来应用的一些设想。二、区块链技术在电子档案管理领域的应用分析（一）区块链技术在电子档案管理领域的特点在大数据时代，传统的档案管理方式已经难以有效地处理电子档案所面临的难题，也难以满足用户对档案数据深度利用的需求，这就需要我们档案部门改变现有的管理模式，运用新技术去推动档案事业的发展。区块链技术在电子档案管理中的优势体现在其特点上：一是完整性，它既能避免档案数据的丢失问题，还能减少档案部门的数据备份压力；二是安全性，区块链技术的认证机制，使链上的档案数据难以被篡改；三是真实性，区块链技术保证电子档案的完整与安全，其真实性自然得到有效维护，这是区块链技术应用在电子档案管理领域的最大价值 [3] 。区块链技术在电子档案管理领域的应用探析■ 黄文燕尚未进行数字化的档案，通过采用外包服务的方式，实现完全的数字化管理提供了有法可依、可章可循的规范标准；也是档案事业顺应信息化时代需求，实现自身全数字化管理的重要突破。在《规范》的指导下，企事业单位、各级组织与档案数字化外包服务机构共同努力，共同发展，必将开启档案事业数字化发展新篇章。*本文系 2021年度国家档案局科技项目“中央企业境外‘投建营一体化’项目档案全过程管理研究”（项目编号：2021-R-03）的阶段性研究成果。参考文献：[1]陈晓霞. 《档案服务外包工作规范第 3部分：档案管理咨询服务》解读.[J].中国档案.2020(12).[2]杨千. 《纸质档案数字化规范》（DA/T 3311-2017）要点解读及内容分析.[J].北京档案.2020(07).[3]许夏媛. 《档案数据硬磁盘离线存储管理规范》（DA/T 75）内容解读及思考.[J].北京档案.2019(07).[4]姚军,朱胜良,钱唐根,吴晓. 《档案保管外包服务管理规范》解读.[J].中国档案.2018(09).[5]徐亮. 《录音录像档案数字化规范》解读.[J].中国档案.2018(03).作者单位：中国土木工程集团有限公司（栏目编辑：卢艳霄）